Checklist para organizar un escenario abierto

Organizar un escenario abierto requiere coordinar artistas, público y técnica sin dejar decisiones para el último momento. Empieza fijando la fecha, el lugar y el formato del programa; después gestiona las inscripciones y confirma horarios, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. En los días previos, prepara el plan de trabajo, las compras y toda la información para quienes actúan. El día del evento, reserva varias horas para montar escenario, sonido, iluminación, sillas y señalización antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el formato del programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las actuaciones y los horarios
2 personas
Hacer reservas
Distribuir las actuaciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar la información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Preparar los textos de la presentación
Verificar la ruta del público
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir el programa y la señalización

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona del escenario
2 personas
Montar los elementos del escenario
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Montar backstage
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar el programa
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Realizar la comprobación técnica de línea
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Registrar artistas
Hacer la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Preparar la entrada del público
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las actuaciones
Coordinar las actuaciones
2 personas
Realizar cambios de escenario
3 personas
Controlar el nivel de sonido
2 personas
Controlar las luces
Abrir el bar
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar a los artistas detrás del escenario
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Cerrar el programa de la noche
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la barra
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 90
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 4
Percheros para camerinoscant. 2
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Altavoz de monitor
Portátil
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Cables de luzcant. 8

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Toallascant. 12

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorcant. 2
Flechas de ruta de evacuacióncant. 10
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del evento. Así puedes distribuir las actuaciones, confirmar los horarios y recoger a tiempo las necesidades técnicas y dietéticas.
Envía a cada artista su horario, la duración de su actuación y la información técnica como mínimo 3 días antes. Pide que indiquen con antelación si necesitan micrófonos, cajas DI o conexión para portátil.
Reserva entre 3 y 4 horas para el montaje si utilizas piezas de escenario, sistema de sonido y luces. Monta primero la estructura y el cableado; deja la prueba de sonido y la iluminación para después.
Prepara e imprime el plan de trabajo, el programa y la señalización el día anterior. Lleva varias copias: una para producción, otra para la mesa de recepción y otra para quienes presentan el programa.
Enfría las bebidas con al menos 6 horas de antelación y comprueba vasos, tazas, platos y platos de postre antes de hacer la compra final. La vajilla y los alargadores suelen olvidarse porque no forman parte del programa artístico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar y formato, abrir las inscripciones y enviar invitaciones. Deja cerrados los artistas, horarios y necesidades técnicas al menos 7 días antes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un escenario abierto?: Calcula entre 3 y 4 horas para montar el escenario, las sillas, el sonido y la iluminación. Añade al menos 30 minutos para una prueba completa de micrófonos, monitores, portátil y niveles de sonido.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un escenario abierto?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite distribuir las actuaciones, confirmar horarios y ajustar compras, sillas, mesas y preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día antes de un escenario abierto?: Imprime el plan de trabajo, el programa y la señalización; confirma la información de los artistas y revisa la lista de la compra. Deja listas las reservas y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de abrir.

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