Offene Bühne organisieren: die vollständige Checkliste

Eine offene Bühne braucht mehr als ein Mikrofon und eine Liste mit Auftritten. Du koordinierst Anmeldungen, Auftrittszeiten, Technik, Moderation, Publikum und den Aufbau vor Ort. Plane die Beiträge früh, damit technische Anforderungen und Präsentationstexte nicht am Veranstaltungstag fehlen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum geöffneten Veranstaltungsort und deckt auch die kleinen Dinge ab, die häufig zu spät vorbereitet werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programmformat festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Auftritte einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Künstlerinformationen versenden
Technische Anforderungen sammeln
Präsentationstexte vorbereiten
Publikumsroute kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Backstage einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Programm aufhängen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Technischen Leitungscheck durchführen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler registrieren
Auftritte einchecken
3 Personen
Zugang für das Publikum vorbereiten
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Auftritte ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Bühnenwechsel durchführen
3 Personen
Lautstärke regeln
2 Personen
Lichtstimmungen steuern
Bar öffnen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Künstler backstage betreuen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Pausenprogramm ankündigen
Abendprogramm abschließen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar aufräumen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
Bühnenrock
StühleAnz. 90
TischeAnz. 10
BarhockerAnz. 4
UmkleideracksAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
Monitor-Lautsprecher
Laptop
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtkabelAnz. 8

Geschirr

TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
TortenplattenAnz. 100
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

Bühnenhintergrund
GirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
KleberAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandtücherAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
FluchtwegschilderAnz. 10
Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Auftritte und Zeiten spätestens 7 Tage vorher schriftlich. Sammle dabei auch technische Anforderungen, Ernährungswünsche und die Namen für die Präsentationstexte.
Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bühnenelemente, Treppe, Bühnenrock, Stühle, Tische sowie Beschallung und Beleuchtung müssen aufgebaut und anschließend getestet werden.
Drucke Drehbuch, Programm und Wegweiser spätestens am Vortag aus. Zusätzliche Exemplare für Moderation, Einlass und Technik verhindern, dass während der Veranstaltung ein einzelnes Blatt gesucht wird.
Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Stelle Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Tortenplatten getrennt bereit, damit der Ausschank nicht den Bühnenbereich blockiert.
Prüfe die Publikumsroute vor dem Öffnen komplett ab. Absperrpfosten, Kabelkanäle und Gaffer Tape sollten liegen, bevor Gäste eintreffen, besonders rund um Bühne, Lautsprecher und Lichtstative.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programmformat. Verschicke die Einladungen danach und setze die Anmeldefrist etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer offenen Bühne?: Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühne, Bestuhlung, Beschallung, Beleuchtung und Ausschilderung. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Ton- und Lichttest ein.
Wann sollte man die Auftritte bei einer offenen Bühne einteilen?: Teile die Auftritte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ein und bestätige jede Person mit Uhrzeit und Dauer. So bleibt Zeit, technische Anforderungen zu klären und das Drehbuch zu drucken.
Wie viele Getränke braucht man für eine offene Bühne?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Kaufe empfindliche Getränke erst nach der Anmeldung und stelle das Kühlen mindestens 3 Stunden vor dem Einlass sicher.

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