Checklist pour organiser une scène ouverte

Une scène ouverte demande plus qu’une liste d’artistes et quelques microphones. Il faut fixer le format, gérer les inscriptions, confirmer les passages et préparer une technique fiable avant l’ouverture des portes. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu au démontage. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés : besoins alimentaires, présentation des artistes, circulation du public, signalétique et refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer le format du programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
Faire les réservations
Répartir les prestations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
Préparer les textes de présentation
Vérifier le parcours du public
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de scène
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Afficher le programme
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Effectuer le contrôle de la ligne technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Enregistrer les artistes
Faire la balance des concerts
3 personnes
Préparer l’entrée du public
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Accompagner les spectacles
2 personnes
Effectuer les changements de scène
3 personnes
Gérer le niveau sonore
2 personnes
Gérer les réglages d’éclairage
Ouvrir le bar
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les artistes en coulisses
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Clôturer le programme de la soirée
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le bar
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portants de logeqté 2
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Enceinte de retour
Ordinateur portable
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Câbles d'éclairageqté 8

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Fond de scène
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Colle repositionnableqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Serviettesqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteurqté 2
Flèches d'évacuationqté 10
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la durée des passages dès l’ouverture des inscriptions. Prévoyez aussi un délai de changement entre deux artistes afin d’éviter qu’un programme de 10 prestations déborde rapidement.
Demandez les besoins techniques au moment de l’inscription, au plus tard 7 jours avant la soirée. Un ordinateur, un boîtier DI ou un retour de scène manquant peut bloquer un passage entier.
Préparez le déroulé imprimé en plusieurs exemplaires le jour précédent. Gardez-en un pour l’animation, un pour la régie et un à l’accueil, avec les horaires confirmés.
Testez la sonorisation et l’éclairage avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les câbles, les multiprises, les rallonges et le niveau du retour de scène.
Refroidissez les boissons avant l’ouverture et installez la signalétique avant de monter la scène. Le public doit trouver facilement l’accueil, les places assises et la zone de spectacle dès son arrivée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvrez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de traiter les demandes, de répartir les prestations et de relancer les personnes qui n’ont pas précisé leurs besoins techniques.
Combien de temps prévoir entre deux artistes ?: Prévoyez généralement 5 à 10 minutes entre deux passages, davantage si les instruments ou les branchements changent. Pour 10 artistes, ces transitions peuvent représenter 45 à 90 minutes dans le programme.
Quand confirmer les horaires aux artistes ?: Envoyez les horaires définitifs au moins 5 jours avant la scène ouverte. Demandez une confirmation sous 48 heures et transmettez en même temps les consignes d’arrivée, de sonorisation et de passage.
Quand installer la sonorisation et l’éclairage ?: Commencez le montage au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour une petite installation. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour tester les microphones, les retours, les projecteurs LED et les niveaux sonores.

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