Open podium organiseren: complete checklist

Een open podium staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Regel eerst de locatie en opening van de aanmeldingen; verzamel daarna per optreden de duur, benodigde apparatuur en muziekbestanden. Plan ruimte tussen acts en publiceer het programma pas nadat alle deelnemers zijn bevestigd. In deze checklist staan ook de vaak vergeten voorbereidingen: presentatieteksten, kabelveiligheid, nooduitgangen, vrijwilligersinstructies en een zaalopstelling waarin podium, publiek en techniek elkaar niet hinderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Optredens registreren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens inplannen
2 personen
Programma publiceren
Optredens bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Optreedgegevens verzamelen
Muziekbestanden verzamelen
Techniek testen
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden
Vrijwilligers instrueren
2 personen
EHBO-middelen controleren
Nooduitgangen controleren
Zaal klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumentenhoek inrichten
2 personen
Licht ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratielijst klaarleggen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Optredens aankondigen
Artiesten op tijd klaarzetten
Geluidsniveau bedienen
Microfoons wisselen
Artiesten begeleiden
Hapjes serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afval verzamelen
2 personen
Publieksruimte controleren
Laatste optreden afronden
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kledingrek

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Gaffer tapeaantal 2
Kabelgotenaantal 6
Instrumentenstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Slingersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen uiterlijk 6 weken voor het open podium en vraag meteen naar optreeduur, techniekbehoefte en eventuele dieetwensen. Zo hoef je ontbrekende gegevens niet vlak voor het programma na te jagen.
Plan tussen optredens minimaal 5 minuten wisseltijd; bij acts met instrumenten of meerdere microfoons is 10 minuten realistischer. Gebruik die ruimte ook voor korte presentatieteksten.
Test geluidsapparatuur, microfoons, DI-boxen, muziekspeler en alle muziekbestanden uiterlijk 1 week vooraf. Leg kabels daarna vast met gaffer tape of kabelgoten en controleer of verlengsnoeren geen looproute kruisen.
Maak de zaal op de dag zelf minstens 3 uur voor de ontvangst klaar. Zet stoelen en tafels, maak het podiumvlak vrij, plaats de speakers en controleer vóór de soundcheck alle nooduitgangen.
Wijs per taak één vrijwilliger aan: ontvangst, artiestenbegeleiding, techniek en catering. Geef hen uiterlijk 30 minuten voor de start een korte briefing met het programma, pauzemomenten en het aanspreekpunt voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de locatie en planning. Open de aanmeldingen rond 6 weken vooraf en sluit ze uiterlijk 2 tot 3 weken voor de avond, zodat je tijd houdt voor het programma en de techniek.
Hoeveel tijd moet ik tussen optredens plannen?: Reken minimaal 5 minuten tussen eenvoudige acts en 10 minuten wanneer instrumenten, DI-boxen of meerdere microfoons moeten wisselen. Plan na elke 4 à 5 optredens een langere pauze van 15 minuten.
Wanneer test je de techniek voor een open podium?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Reserveer op locatie minstens 90 minuten voor soundcheck, inclusief microfoons, muziekbestanden, speakers en bekabeling.
Hoe laat moet de zaal klaar zijn voor een open podium?: Start het klaarzetten minstens 3 uur voor de ontvangst van bezoekers. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor de vrijwilligersbriefing en een laatste controle van programma, podium en nooduitgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.