Checkliste für deine offene Bühne
Eine offene Bühne steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du Raum und Termin, dann öffnest du die Anmeldung und planst die Auftritte. Für den Abend selbst müssen Technik, Präsentationstexte, Helfer und Saal rechtzeitig vorbereitet sein. Plane außerdem Zeit für Soundcheck, Essenswünsche und die Kontrolle der Notausgänge ein. Die Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Aufräumen durch die wichtigsten Schritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Auftritte erfassen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte einplanen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Auftrittsdaten sammeln
Musikdateien sammeln
Technik testen
2 Personen
Präsentationstexte vorbereiten
Freiwillige einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Notausgänge kontrollieren
Saal vorbereiten
3 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumentenecke einrichten
2 Personen
Licht aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Registrierungsliste bereitlegen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programm vorstellen
Auftritte ankündigen
Künstler rechtzeitig bereitstellen
Lautstärke regeln
Mikrofone wechseln
Künstler betreuen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Abfall sammeln
2 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
Finalen Auftritt abschließen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage abbauen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Bestand prüfen
Fundsachen sammeln
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- Kleiderständer
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 5
- Gaffer TapeAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 6
- InstrumentenständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 3
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 30
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- GirlandenAnz. 6
- TischdekorationAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Raum, Auftrittsdauer und Anmeldeschluss feststehen. Lege mindestens 2 bis 3 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen ein, damit du das Programm nicht unter Zeitdruck planen musst.
- Sammle pro Auftritt Name, Dauer, benötigte Mikrofone, Instrumente und Musikdateien. Setze einen festen Termin, zum Beispiel 7 Tage vor der Veranstaltung, für fehlende Dateien und Auftrittsdaten.
- Plane den Techniktest nicht erst am Einlass. Prüfe Tonanlage, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Musikplayer und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn und markiere Kabel mit Gaffer Tape oder Kabelkanälen.
- Ordne Helferinnen und Helfer konkreten Aufgaben zu: Einlass, Backstage, Technik, Verpflegung und Abbau. Eine kurze Einweisung von 15 Minuten vor dem Einlass verhindert, dass während des Programms Zuständigkeiten fehlen.
- Stelle Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen und Thermoskannen vor Beginn bereit. Prüfe außerdem Erste-Hilfe-Material und Notausgänge, bevor Tische, Stühle und Bühnenfläche endgültig eingerichtet sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Raumreservierung und Ablaufplanung. Öffne die Anmeldung spätestens 3 Wochen vorher, damit genug Zeit für Rückfragen und die Programmplanung bleibt.
- Wann sollte die Anmeldung für eine offene Bühne schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Auftritte einplanen, bestätigen, Präsentationstexte vorbereiten und das Programm rechtzeitig veröffentlichen.
- Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einer offenen Bühne?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Techniktest ein, bei vielen Auftritten besser 3 Stunden. Teste jedes Mikrofon, jede Musikdatei und jeden Anschluss einzeln, bevor der Einlass beginnt.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst erledigt werden?
- Richte zuerst Bühne, Sitzplätze, Tische und Technik ein und kontrolliere anschließend Fluchtwege und Erste-Hilfe-Material. Der Soundcheck sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
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