Organiser une scène ouverte sans rien oublier

Une scène ouverte repose sur une bonne coordination entre les artistes, la technique et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations au rangement de la salle. Prévoyez du temps pour traiter les inscriptions, rassembler les fichiers musicaux et tester chaque microphone avant l’arrivée des participants. Les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les sorties de secours ou les câbles au sol, sont intégrés au déroulé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Enregistrer les spectacles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les spectacles
2 personnes
Publier le programme
Confirmer les prestations
2 personnes
Faire les réservations
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Collecter les données de la prestation
Rassembler les fichiers musicaux
Tester la technique
2 personnes
Préparer les textes de présentation
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les sorties de secours
Préparer la salle
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Aménager l’espace instruments
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la liste d’inscription

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Annoncer les spectacles
Préparer les artistes à l’heure
Gérer le niveau sonore
Changer les microphones
Accompagner les artistes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier l’espace public
Clore la dernière prestation
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier les stocks
Rassembler les objets trouvés
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Portant à vêtements

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Ruban gafferqté 2
Goulottes de câblesqté 6
Supports pour instrumentsqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 30
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Fond de scène
Guirlandesqté 6
Décoration de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et construire un programme équilibré. Confirmez ensuite chaque prestation avec son horaire et ses besoins techniques.
Bloquez un créneau de test technique avant l’ouverture des portes. Vérifiez la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, le lecteur audio et chaque rallonge, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer ou des goulottes.
Préparez le programme final après validation des spectacles et publiez-le avant la soirée. Gardez aussi les textes de présentation à portée de main afin que l’animation ne dépende pas d’une improvisation.
Installez la salle en séparant clairement la zone de scène, les chaises, les tables et l’espace d’accueil. Dégagez les sorties de secours avant de brancher l’éclairage ou le matériel sonore.
Briefiez les bénévoles avant l’arrivée du public et attribuez à chacun une tâche précise. Faites notamment vérifier les premiers secours, l’accueil des artistes, les boissons et le rangement des verres réutilisables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une scène ouverte ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver la salle, ouvrir les inscriptions, traiter les candidatures et publier le programme. Gardez les derniers jours pour confirmer les prestations et régler les détails techniques.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une scène ouverte ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de planifier les spectacles, de confirmer les besoins alimentaires et de rassembler les fichiers musicaux.
Combien de temps faut-il pour tester la technique avant une scène ouverte ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer et tester le son. Faites passer chaque microphone, vérifiez les niveaux sur la table de mixage et testez les branchements des instruments.
Que faut-il vérifier dans la salle le jour de la scène ouverte ?: Vérifiez les sorties de secours, la zone dégagée devant la scène, les chaises, les tables et les branchements. Terminez cette vérification au moins 30 minutes avant l’arrivée du public pour pouvoir corriger un problème sans retarder le programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.