Open Monumentendag organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting
Een Open Monumentendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een monument openstellen. Je legt ruimtes en openingsuren vast, plant rondleidingen, werft vrijwilligers en zorgt dat bezoekersstromen veilig verlopen. Begin enkele weken vooraf met publiciteit en aanmeldingen; controleer in de laatste week het rooster, de materialen, sleutels en catering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, goed aangegeven routes en een korte briefing voor iedereen die bezoekers begeleidt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Monument en ruimtes vastleggen
2 personen
Openingsuren afstemmen
2 personen
Rondleidingen reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
Programma afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Catering reserveren
Toiletgebruik afstemmen
Sleutels ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Rondleiders instrueren
3 personen
Vrijwilligersrooster uitdelen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Rondleidingspunten markeren
2 personen
Infopanelen plaatsen
2 personen
Historische objecten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Veiligheidsroute nalopen
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Toegang en doorstroming begeleiden
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Demonstratie begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Infomateriaal aanvullen
Verlichting inschakelen
Avondrondleiding begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Deuren sluiten
2 personen
Nazorg
Hapjes en dranken afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Infopanelen veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sleutels retourneren
Ongevonden voorwerpen registreren
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkleedensetsaantal 10
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
- Wachtrijhekkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele geluidssetsaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Beeldschermenaantal 2
- Projectorenaantal 2
- Pionnenaantal 20
- Routebordenaantal 20
- Infopanelenaantal 12
- Presentatiestandaardsaantal 8
- Klembordenaantal 8
Verlichting
- Led-bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 8
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 10
- Fotolijstenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Prikbordenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Schaaltjesaantal 20
- Mengkommenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 12
- Keukentangenaantal 6
- Koekjestrommelsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stofzuigersaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Zakelijke portofoonsaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 10
Administratie
- Kassaboxenaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 12
- Polsbandjesaantal 250
- Naamstickersaantal 150
- Bezoekersformulierenaantal 250
- Rondleidingslijstenaantal 20
- Programmaboekjesaantal 300
- Routekaartenaantal 300
- Informatiefoldersaantal 300
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg openingsuren, rondleidingen en groepsgroottes uiterlijk vier weken vooraf vast. Zo kun je aanmeldingen verwerken en groepen indelen zonder dat rondleiders of ruimtes dubbel worden geboekt.
- Plan per rondleiding een buffer van 10 tot 15 minuten voor binnenkomst en vertrek. Die ruimte voorkomt dat een uitlopende groep direct botst met de volgende bezoekers.
- Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf definitief en deel het met alle deelnemers. Vermeld per persoon de starttijd, taak, pauze en contactpersoon voor vragen.
- Controleer twee dagen vooraf de ontvangstbalie, bewegwijzering, afzetpalen en wachtrijhekken. Bezoekers zien een ontbrekend bord of een volle wachtrij eerder dan een inhoudelijk probleem in het programma.
- Open de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste bezoekers. Ventileer de ruimtes, controleer toiletten, zet tafels en stoelen klaar en test verlengkabels, geluidsset en microfoons voordat het publiek binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je Open Monumentendag organiseren?
- Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met het monument, de ruimtes en de openingsuren. Regel vrijwilligers, publiciteit, rondleidingen en catering uiterlijk 4 weken voor de bezoekersdag.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor Open Monumentendag?
- Reken minimaal op één vrijwilliger bij de ontvangst, één persoon per rondleiding en één aanspreekpunt voor praktische problemen. Voor drie gelijktijdige groepen heb je dus al snel 5 tot 7 mensen per dienst nodig, inclusief pauzevervanging.
- Wanneer moet je bezoekers laten aanmelden voor rondleidingen?
- Open de aanmeldingen zodra het programma en de tijdsloten vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit of controleer de inschrijvingen uiterlijk 2 dagen voor het evenement, zodat je groepen en dieetwensen kunt verwerken.
- Hoe vroeg moet de locatie open voor Open Monumentendag?
- Plan minimaal 90 minuten voorbereidingstijd vóór de eerste bezoekers. Gebruik die tijd voor ventilatie, toiletten, inrichting, bewegwijzering, ontvangstbalie en een briefing van rondleiders en vrijwilligers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!