Checklist pour organiser une journée portes ouvertes des monuments historiques

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une coordination précise entre le monument, les guides, les bénévoles et l’accueil du public. Commencez par réserver les espaces et fixer les horaires, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de visite. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : clés, toilettes, signalétique, besoins alimentaires et branchements électriques. Cette checklist rassemble 73 tâches et 73 éléments à prévoir, dans l’ordre utile pour préparer la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le monument et les espaces
2 personnes
Coordonner les horaires d’ouverture
2 personnes
Réserver des visites guidées
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Envoyer le communiqué de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer la signalétique
2 personnes
Réserver le catering
Coordonner l’usage des toilettes
Récupérer les clés
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Distribuer le planning des bénévoles
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Marquer les points de visite
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les objets historiques
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Parcourir l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Gérer l’accès et la circulation
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Accompagner la démonstration
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Compléter le matériel d’information
Allumer l’éclairage
Animer la visite guidée du soir
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Ranger les snacks et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les panneaux d’information en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les clés
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Sets de nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Barrières de file d’attenteqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Systèmes de sonorisation mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 2
Projecteursqté 2
Cônesqté 20
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d’informationqté 12
Présentoirsqté 8
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 10
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux d’affichageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Petits bolsqté 20
Saladiersqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkies professionnelsqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Administration

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires visiteursqté 250
Listes de visite guidéeqté 20
Brochures du programmeqté 300
Cartes d'itinéraireqté 300
Brochures d’informationqté 300

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture avant de réserver les visites guidées : cela permet de répartir les groupes sans créer de chevauchement entre les parcours.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Vous éviterez de devoir modifier le catering la veille.
Prévoyez un bénévole à l’accueil pour chaque créneau chargé, avec le programme imprimé, la signalétique et les informations sur les files d’attente à portée de main.
Récupérez les clés avant le jour J et faites un briefing des guides et des bénévoles le même jour ou au plus tard la veille. Vérifiez que chacun connaît son horaire et son espace.
Contrôlez les prises et les rallonges avant d’installer les machines à café, les écrans ou la sonorisation. Dans un monument ancien, les points électriques peuvent être éloignés de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes d’un monument historique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le monument, les espaces, les guides et le catering. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, imprimer le programme et vérifier le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions aux visites guidées ?: Ouvrez-les au moins 3 semaines avant l’événement, surtout si les groupes sont limités en nombre. Répartissez ensuite les inscrits par créneau afin d’éviter les files d’attente à l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour l’orientation et 1 accompagnateur par visite en parallèle. Ajoutez une personne de coordination dès que plusieurs espaces ou créneaux fonctionnent en même temps.
Que faut-il vérifier le matin de l’événement ?: Arrivez au moins 2 heures avant l’ouverture pour récupérer les clés, aérer les espaces, contrôler les toilettes et installer les tables, les chaises et le comptoir d’accueil. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les projecteurs et les branchements avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.