Open-micavond organiseren: checklist en planning
Een open-micavond staat of valt met een strak programma en techniek die vóór de eerste artiest werkt. Leg eerst datum, locatie en tijdschema vast; regel daarna de oproep, aanmeldingen en artiestenbriefing. Reserveer tijd voor dieetwensen, catering en vrijwilligers, want die onderdelen worden vaak pas op het laatste moment opgepakt. Op de dag zelf bouw je podium, geluid en licht op en voer je een volledige soundcheck uit voordat publiek en artiesten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Aanmeldformulier voor artiesten maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open-micoproep publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Artiestenprogramma bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Technische wensen uitvragen
Draaiboek afronden
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Vrijwilligers indelen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
Locatiesleutels ophalen
Ruimte inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumvloer vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht aansluiten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Artiesten soundchecken
3 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma en bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Artiesten backstage begeleiden
Geluidsniveaus bedienen
Licht tijdens optredens bedienen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Bedankwoord verzorgen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 8
- Jackkabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Laptopstandaard
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 90
- Besteksetsaantal 90
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumachterdoek
- Decoratieve plantenaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
- Menukaarthoudersaantal 8
Catering
- Serveerschalenaantal 10
- Snackkommenaantal 12
- Drankdispensersaantal 2
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 2
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilset
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Registratie
- Registratietafel
- Naamkaartjeshoudersaantal 3
- Pennenaantal 12
- Clipboardmappenaantal 3
Tips
- Sluit de artiestenaanmelding uiterlijk 7 dagen voor de avond af. Dan houd je nog tijd over om optredens te selecteren, het programma te bevestigen en technische wensen uit te vragen.
- Plan per artiest een vast blok in het tijdschema en neem 5 minuten wisseltijd op tussen optredens. Zonder die buffer loopt een open-micavond al na de eerste pauze uit.
- Doe de technische soundcheck minimaal 90 minuten voor aanvang. Test beide draadloze microfoons, DI-boxen, XLR-kabels, laptop-aansluiting en podiumlampen afzonderlijk.
- Zet voor artiesten waterglazen klaar en reserveer een plek voor jassen en tassen. Kledingrekken worden vaak vergeten, waardoor spullen tijdens de optredens rond het podium blijven liggen.
- Controleer boodschappen en koelproducten één dag vooraf. Zet drank en andere gekoelde producten direct na ontvangst in koelboxen of koeling, zodat je op de avond zelf niet hoeft te improviseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open-micavond organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en het programma. Open de artiestenaanmelding uiterlijk 4 weken voor de avond en verstuur de definitieve artiestenbriefing 7 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de soundcheck van een open-micavond?
- Plan minimaal 90 minuten voor de volledige soundcheck en bouw de geluidsinstallatie daarvoor op. Reserveer daarnaast 10 tot 15 minuten voor een laatste controle nadat alle artiesten aanwezig zijn.
- Wanneer moet ik de artiesten voor een open-micavond bevestigen?
- Bevestig het programma uiterlijk 7 dagen voor de avond. Vraag technische wensen meteen bij de bevestiging uit, zodat je tijd hebt om microfoons, DI-boxen, kabels en aansluitingen te controleren.
- Wanneer moet ik de catering voor een open-micavond regelen?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en maak daarna de boodschappenlijst definitief. Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!