Open-Mic-Abend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Open-Mic-Abend steht und fällt mit einem klaren Programm und funktionierender Technik. Plane zuerst Datum, Ort und Anmeldeablauf, bestätige danach die Künstler und kläre ihre technischen Bedürfnisse. In den letzten Tagen geht es um Zeitplan, Briefing, Einkäufe und Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Raum, Bühne, Licht und einen vollständigen Soundcheck – besonders, wenn mehrere Mikrofone, Instrumente oder ein Laptop zum Einsatz kommen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Anmeldeformular für Künstler erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Open-Mic-Aufruf veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Künstlerprogramm bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Technische Wünsche abfragen
Ablaufplan abschließen
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Freiwillige einteilen
Geräte testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
Standortschlüssel abholen
Raum inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Bühnenfläche freiräumen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Licht anschließen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
Künstler soundchecken
3 Personen
Catering bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Programm und Wegweiser aufhängen
2 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Auftritte ankündigen
Künstler backstage betreuen
Schallpegel steuern
Licht bei Auftritten bedienen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Dankeswort vorbereiten
Nachbereitung
Anlage ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 8
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Laptopständer
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 90
- BestecksetsAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Bühnenhintergrund
- Dekorative PflanzenAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- MenükartenhalterAnz. 8
Catering
- ServierschalenAnz. 10
- SnackschalenAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 2
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Wischset
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
Registrierung
- Registrierungstisch
- NamensschildhalterAnz. 3
- StifteAnz. 12
- KlemmbrettmappenAnz. 3
Tipps
- Lege die Anmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Abend fest. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und das Künstlerprogramm verbindlich zu bestätigen.
- Plane für jeden Auftritt ein Zeitfenster und zusätzlich 5 Minuten Wechselzeit ein. Diese Puffer verhindern, dass sich technische Umbauten und spontane Nachmeldungen durch den ganzen Abend ziehen.
- Frage technische Wünsche spätestens 5 Tage vorher ab. Notiere, ob Künstler DI-Boxen, Jackkabel, Funkmikrofone oder einen Laptop-Anschluss benötigen, und prüfe jedes Signal beim Soundcheck.
- Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Einlass. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofonständer, XLR- und Verlängerungskabel sollten vor dem Licht getestet werden, damit Fehler noch behoben werden können.
- Stelle Getränke und Geschirr vor dem Einlass bereit, nicht erst während der ersten Auftritte. Rechne für das Publikum mit 2 bis 3 Getränken pro Person für die erste Stunde und lagere Kühlprodukte bis dahin gekühlt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Open-Mic-Abend planen?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und dem Aufruf für Künstler. Die Anmeldungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend geschlossen werden, damit du das Programm und den Ablaufplan fertigstellen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Open-Mic-Abend?
- Plane mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Rauminspektion, Bestuhlung, Bühnenfläche, Lautsprecher, Mikrofone, Licht und ein vollständiger technischer Soundcheck.
- Wie viele Künstler passen in einen Open-Mic-Abend?
- Bei 5 Minuten Auftrittszeit plus 5 Minuten Wechselzeit passen ungefähr 6 Künstler pro Stunde ins Programm. Für einen dreistündigen Abend solltest du daher etwa 15 bis 18 Auftritte einplanen, wenn Pausen und Ansagen dazukommen.
- Was muss man beim Soundcheck für einen Open-Mic-Abend testen?
- Teste jedes Mikrofon einzeln, anschließend Instrumente über DI-Box oder Jackkabel sowie den Laptop-Anschluss. Rechne pro Künstler mit 3 bis 5 Minuten und prüfe danach Lautstärke, Rückkopplungen, Bühnenlicht und alle Kabelwege.
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