Zo organiseer je een Open Duurzame Huizenroute

Begin met het vastleggen van de datum, openingstijden en deelnemende huizen. Daarna werk je de route, het informatiepunt en het aanmeldformulier uit, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn en huiseigenaren weten wat ze kunnen verwachten. Reken vervolgens tijd voor communicatie, vrijwilligersindeling en het verzamelen van bezoekersinformatie. De laatste controle draait om adressen, routekaarten, techniek, materialen en de weersverwachting; juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Deelnemende huizen werven
2 personen
3
Route en adressen vastleggen
2 personen
4
Informatiepunt reserveren
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sociale media berichten plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Huiseigenaren instrueren
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
13
Contactlijst samenstellen
14
Bezoekersinformatie schrijven
2 personen
15
Routekaarten ontwerpen
16
Routekaarten afdrukken
2 personen
17
Naambadges voorbereiden
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Techniek en stroom testen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Huiseigenaren bevestigen
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Informatiepunt inrichten
3 personen
28
Routeborden plaatsen
4 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Vrijwilligers verwelkomen
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
3 personen
35
Bezoekers registreren
3 personen
36
Routekaarten uitdelen
2 personen
37
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
38
Huizenroute begeleiden
4 personen
39
Duurzame voorbeelden toelichten
8 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Afval sorteren
2 personen
44
Routeborden controleren
2 personen
45
Bezoekers naar uitgang verwijzen
2 personen
46
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Routeborden verwijderen
3 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Afval afvoeren
2 personen
53
Materialen terugbrengen
2 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen
55
Aanmeldgegevens archiveren
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 3
Kapstok
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiemokkenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Printer
Mobiele telefoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Handmegafoon

Decoratie

Welkomstbanner
Informatiebordenaantal 8
Routepijlenaantal 30
Naambadgesaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare handschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast zodra de eerste huizen zijn bevestigd. Controleer alle adressen en maak routekaarten met duidelijke routepijlen; druk ze niet pas op de ochtend zelf af.
Geef huiseigenaren uiterlijk een week vooraf dezelfde instructie: ontvangst van bezoekers, uitleg over duurzame maatregelen, verwachte drukte en een telefoonnummer voor vragen.
Plan het informatiepunt met minimaal twee vrijwilligers per dienst. Zorg daar voor bezoekersinformatie, naambadges, een laptop of tablet en een printer als er op locatie nog iets moet worden uitgeprint.
Doe de materiaalcontrole twee dagen voor de route. Test laptop, tablet, mobiele telefoon, verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels gezamenlijk in plaats van elk onderdeel los.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wie partytenten, klaptafels, klapstoelen en afvalbakken klaarzet. Zet koffie- en watervoorziening bovendien ruim vóór opening klaar met thermoskannen, waterkokers en herbruikbare bekers.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet ik een Open Duurzame Huizenroute organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, deelnemende huizen en route. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligersindeling en het drukken van routekaarten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Open Duurzame Huizenroute?: Plan per informatiepunt minimaal 2 vrijwilligers per dienst en tel daarnaast 1 contactpersoon voor de deelnemende huizen. Bij een route met meer dan 10 huizen is een extra mobiele vrijwilliger verstandig.
Wanneer moet ik de routekaarten en bezoekersinformatie af hebben?: Maak de definitieve versie uiterlijk 5 dagen vooraf, nadat alle adressen en openingstijden zijn bevestigd. Druk de kaarten bij voorkeur 2 dagen vooraf af, zodat je nog fouten kunt herstellen.
Wat moet ik de dag voor de huizenroute controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, bereikbaarheid van alle huiseigenaren, techniek en stroom. Leg ook naambadges, informatieborden, routepijlen, afvalbakken en de materialen voor het informatiepunt klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.