Organiser un parcours de maisons durables ouvertes

Un parcours de maisons durables ouvertes se prépare d’abord comme un circuit de visite, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer la date, recruter les maisons participantes et vérifier que les adresses forment un itinéraire compréhensible. Ensuite, ouvrez les inscriptions, informez les propriétaires et répartissez les bénévoles sur les points où les visiteurs risquent de se perdre. Gardez les derniers jours pour les confirmations, l’impression des cartes et les tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2
Recruter des maisons participantes
2 personnes
3
Fixer l’itinéraire et les adresses
2 personnes
4
Réserver le point d’information
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier des messages sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Informer les propriétaires
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
13
Établir la liste de contacts
14
Rédiger les informations visiteurs
2 personnes
15
Concevoir les cartes d'orientation
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Confirmer les propriétaires
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Aménager le point d’information
3 personnes
28
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Accueillir les bénévoles
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
3 personnes
35
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
36
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
37
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
38
Accompagner le parcours des maisons
4 personnes
39
Expliquer des exemples durables
8 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Trier les déchets
2 personnes
44
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
45
Orienter les visiteurs vers la sortie
2 personnes
46
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

47
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
48
Démonter les tentes de fête
4 personnes
49
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Évacuer les déchets
2 personnes
53
Rapporter le matériel
2 personnes
54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
55
Archiver les données d’inscription
56
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 3
Porte-manteau
Poubellesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Imprimante
Téléphone mobileqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Mégaphone à main

Décoration

Bannière de bienvenue
Panneaux d'informationqté 8
Flèches de directionqté 30
Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 8

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Gants réutilisablesqté 6
Seauxqté 3
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de communiquer : les propriétaires doivent pouvoir confirmer leur disponibilité, et les visiteurs doivent savoir combien de temps prévoir pour le circuit.
Construisez l’itinéraire dès que les adresses sont connues. Regroupez les maisons par secteur et imprimez les cartes avant la dernière semaine afin de pouvoir corriger une adresse ou une flèche manquante.
Fixez une date limite d’inscription, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et de transmettre le nombre attendu aux propriétaires.
Répartissez les bénévoles au moins 48 heures à l’avance. Prévoyez une personne au point d’information, des personnes capables d’orienter les visiteurs et une liste de contacts accessible sur téléphone.
Ne gardez pas les vérifications matérielles pour le matin même. Testez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et l’alimentation électrique 2 à 3 jours avant, puis vérifiez la météo la veille pour adapter l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un parcours de maisons durables ouvertes ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour recruter les maisons, fixer l’itinéraire, publier les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les cartes et le matériel.
Quand faut-il confirmer les maisons participantes ?: Demandez une première confirmation au moment du recrutement, puis reconfirmez chaque propriétaire 3 à 5 jours avant le parcours. Vérifiez à nouveau l’adresse, les horaires et les éventuels besoins d’accueil.
Quand fermer les inscriptions des visiteurs ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement si vous prévoyez un accueil ou des rafraîchissements. Cela laisse le temps de traiter les demandes alimentaires et d’informer les propriétaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un parcours de maisons ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole au point d’information et 1 personne par zone ou groupe de maisons où l’orientation peut poser problème. Ajoutez une personne de réserve pour couvrir les absences et les pauses.

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