Open Duurzame Huizenroute organiseren: checklist

Een Open Duurzame Huizenroute staat of valt met een duidelijke route en goed geïnstrueerde huiseigenaren. Leg eerst de deelnemende huizen, adressen en openingstijden vast en publiceer daarna het aanmeldformulier. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, deel je vrijwilligers in en controleer je routekaarten, informatieborden en techniek. Op de dag zelf moet het informatiepunt op tijd open zijn en moeten bezoekers snel zien waar ze naartoe kunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Deelnemende huizen werven
2 personen
Route en adressen vastleggen
2 personen
Informatiepunt reserveren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Huiseigenaren instrueren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Contactlijst samenstellen
Bezoekersinformatie schrijven
2 personen
Routekaarten ontwerpen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Techniek en stroom testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Huiseigenaren bevestigen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Informatiepunt inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers verwelkomen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Huizenroute begeleiden
4 personen
Duurzame voorbeelden toelichten
8 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Bezoekers naar uitgang verwijzen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 3
Kapstok
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiemokkenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Printer
Mobiele telefoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Handmegafoon

Decoratie

Welkomstbanner
Informatiebordenaantal 8
Routepijlenaantal 30
Naambadgesaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare handschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en adressen minimaal 3 weken vooraf vast. Controleer daarna of elk huis bereikbaar is en maak routekaarten met duidelijke pijlen tussen de locaties.
Geef huiseigenaren uiterlijk 7 dagen vooraf dezelfde instructies: ontvangst van bezoekers, uitleg over duurzame maatregelen, verwachte drukte en een telefoonnummer voor vragen.
Plan het informatiepunt met minstens 2 vrijwilligers per dienst. Houd een contactlijst bij met alle huiseigenaren, vrijwilligers en de organisatie, zodat uitval direct kan worden opgevangen.
Druk routekaarten en bezoekersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Leg per verwacht bezoekersblok een voorraad klaar en houd extra exemplaren achter het informatiepunt.
Test 1 dag vooraf laptop, tablet, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen op locatie. Controleer ook de weersverwachting en zet partytenten, tafels en routepijlen klaar als regen of wind wordt verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Open Duurzame Huizenroute organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met het werven van deelnemende huizen en het vastleggen van datum en tijden. Reserveer uiterlijk 3 weken vooraf het informatiepunt en publiceer dan de route en aanmeldmogelijkheid.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Open Duurzame Huizenroute?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers tegelijk bij het informatiepunt, plus 1 contactpersoon voor de deelnemende huiseigenaren. Plan per dienst 30 minuten overlap, zodat de overdracht niet tijdens een druk bezoekersmoment plaatsvindt.
Wanneer moet ik de routekaarten en bezoekersinformatie afdrukken?: Maak de definitieve versie 5 tot 7 dagen vooraf, nadat adressen en openingstijden zijn bevestigd. Druk uiterlijk 1 dag voor de route en bewaar een digitale kopie op laptop en tablet voor noodgevallen.
Wat moet ik de dag voor de Open Duurzame Huizenroute controleren?: Controleer de weersverwachting, bevestig alle huiseigenaren en test techniek en stroom. Leg daarnaast naambadges, informatieborden, routepijlen en materialen voor het informatiepunt klaar, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.