Checklist pour organiser le Parcours des Maisons Durables Ouvertes
Un parcours de maisons ouvertes demande une préparation coordonnée : les adresses, les horaires et les informations visiteurs doivent être fiables avant la communication. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du recrutement des maisons participantes à l’installation du point d’information. Elle couvre aussi les inscriptions, les bénévoles, les cartes d’orientation, l’accueil et les vérifications techniques. Prévoyez une dernière confirmation avec chaque propriétaire avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date et les horaires
Recruter des maisons participantes
2 personnes
Fixer l’itinéraire et les adresses
2 personnes
Réserver le point d’information
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les propriétaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Établir la liste de contacts
Rédiger les informations visiteurs
2 personnes
Concevoir les cartes d'orientation
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les propriétaires
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le point d’information
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner le parcours des maisons
4 personnes
Expliquer des exemples durables
8 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Orienter les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Tables hautesqté 3
- Porte-manteau
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Bacs de rangementqté 12
Équipement
- Ordinateur portable
- Tabletteqté 2
- Imprimante
- Téléphone mobileqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 6
- Mégaphone à main
Décoration
- Bannière de bienvenue
- Panneaux d'informationqté 8
- Flèches de directionqté 30
- Badges nominatifsqté 40
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lanternes LEDqté 8
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Gants réutilisablesqté 6
- Seauxqté 3
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Publiez la date, les horaires et le formulaire d’inscription dès que l’itinéraire est suffisamment avancé. Gardez au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Fixez l’itinéraire avant d’imprimer les cartes. Vérifiez chaque adresse, l’ordre des étapes et les flèches de direction sur place au plus tard la veille.
- Pour chaque créneau, prévoyez un bénévole au point d’information et une personne joignable par téléphone. Distribuez les rôles et envoyez la liste des contacts au moins 48 heures avant l’événement.
- Testez l’ordinateur, la tablette, l’imprimante, les rallonges et les multiprises ensemble avant l’installation. Un essai de 30 minutes permet de repérer les câbles ou prises manquants.
- Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Confirmez l’ouverture avec chaque propriétaire et préparez les tables, chaises, panneaux et cartes avant l’arrivée des visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Parcours des Maisons Durables Ouvertes ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de recruter les maisons participantes, fixer l’itinéraire, publier les inscriptions, mobiliser les bénévoles et préparer les cartes.
- Quand faut-il confirmer les maisons participantes ?
- Faites une première confirmation environ 7 jours avant le parcours, puis une dernière vérification 24 à 48 heures avant l’ouverture. Demandez à chaque propriétaire de confirmer l’adresse, les horaires et les conditions d’accueil.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévoyez au minimum 2 bénévoles au point d’information et 1 personne de coordination joignable pendant toute la durée du parcours. Ajoutez ensuite une personne par maison ou par zone si les visiteurs doivent être guidés.
- Quand imprimer les cartes d’itinéraire ?
- Imprimez-les après la validation définitive des adresses et de l’ordre du parcours, idéalement 2 à 3 jours avant. Gardez une petite réserve d’exemplaires pour les visiteurs qui s’inscrivent sur place.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !