Open dansles organiseren: checklist en planning

Een open dansles vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek regelen. Je legt eerst de dansstijlen, het programma en de locatie vast, daarna organiseer je aanmeldingen, communicatie en vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, getest geluid en een duidelijke ontvangst. Met deze checklist houd je 56 taken en 46 benodigde spullen in de juiste volgorde bij, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en de lessen zonder onderbreking starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Dansdocenten vastleggen
Dansstijlen bepalen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Docentenbriefing voorbereiden
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Aanmeldingen bevestigen
Route naar locatie delen
Materiaallijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Muziek offline opslaan
Naambadges voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Dansvloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Deelnemers naar dansvloer begeleiden
2 personen
Openingswoord geven
Warming-up begeleiden
2 personen
Eerste dansles geven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede dansles geven
2 personen
Vrij oefenen begeleiden
2 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Derde dansles geven
2 personen
Vrij dansen begeleiden
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Afscheid en feedbackkaart uitdelen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Dansvloer schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Audiokabelsaantal 4

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 20
Handdoekenaantal 40
Waterkrattenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Registratie

Registratietafel
Naambadgehoudersaantal 100
Klemboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Printpapier

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je docenten en uitnodigingen vastlegt. Controleer meteen of er ruimte is voor een vrije dansvloer, kleedkamerrekken, kledinghangers en voldoende stoelen.
Plan het programma met vaste blokken per dansstijl en bouw tijd in voor binnenkomst en wissels. Bevestig het programma daarna aan deelnemers en geef docenten een briefing met hun tijden en praktische afspraken.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en verwerk die uiterlijk enkele dagen voor de open dansles. Zo kun je boodschappen en de opstelling van tafels, bekers en servies aanpassen zonder last-minute werk.
Test geluidsapparatuur vóór de deelnemers binnenkomen: sluit speakers, mengpaneel, laptop, microfoon, audiokabels en stekkerdozen aan en speel de muziek offline af. Controleer ook het bereik van verlengkabels en zet speakerstatieven stabiel neer.
Maak op de dag zelf eerst de dansvloer vrij en test daarna muziek en microfoon. Zet waterkratten, handdoeken en naambadges klaar voordat je de locatie opent; die kleine ontvangstzaken worden anders snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een open dansles organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, dansdocenten en dansstijlen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, bevestigingen, boodschappen en de docentenbriefing.
Hoeveel tijd kost het om een open dansles klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor het vrijmaken van de dansvloer, het opstellen van tafels en stoelen, het aansluiten van geluid en het testen van muziek. Reken extra tijd als je ook verlichting, kleedkamerrekken en catering klaarzet.
Wanneer moet ik muziek voor een open dansles offline opslaan?: Sla het volledige muziekprogramma uiterlijk 1 dag vooraf offline op de laptop op. Test de bestanden nogmaals vóór vertrek, zodat een slechte internetverbinding de lessen niet stillegt.
Wat moet ik klaarzetten voor deelnemers aan een open dansles?: Leg naambadges, route-informatie, water, handdoeken en eventuele informatie over de dansstijlen klaar vóór de deuren opengaan. Zet ook een duidelijke plek voor aanmeldingen en kleedkamerrekken klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.