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Offenen Tanzkurs organisieren: die komplette Checkliste

Ein offener Tanzkurs braucht mehr Vorbereitung als nur einen Tanzlehrer und passende Musik. Du musst Raum, Tanzstile, Anmeldungen und Technik so koordinieren, dass auch spontane Teilnehmende gut mitmachen können. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und bestätige Anmeldungen spätestens kurz vor dem Termin. Am Veranstaltungstag zählen freie Tanzfläche, getesteter Ton und ein klarer Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer festlegen

  • Tanzstile festlegen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Werbung posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lehrerbriefing vorbereiten

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Weg zum Veranstaltungsort teilen

  • Materialliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Musik offline speichern

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Teilnehmende zur Tanzfläche begleiten

    2 Personen

  • Begrüßungsrede halten

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Erste Tanzstunde geben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Die zweite Tanzstunde geben

    2 Personen

  • Freies Üben begleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Dritte Tanzstunde geben

    2 Personen

  • Freies Tanzen betreuen

    2 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

  • Abschied und Feedbackkarte verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • UmkleideracksAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 80
  • AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichtspotsAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 20
  • HandtücherAnz. 40
  • WasserkistenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Registrierung

  • Registrierungstisch
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 20
  • Druckpapier

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort frühzeitig und prüfe, ob die Tanzfläche für die erwartete Gruppengröße ausreicht. Plane zusätzlich Platz für Umkleideracks, Stühle und Tische ein.
  • Lege Tanzstile und Programm vor dem Versand der Einladungen fest. So wissen Interessierte, was sie erwartet, und du kannst Anmeldungen sowie Ernährungswünsche gezielt erfassen.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Laptop nicht erst beim Einlass. Schließe die Tontechnik mindestens 60 Minuten vor Kursbeginn an und speichere die Musik zusätzlich offline.
  • Bereite Namensschilder und eine bestätigte Anmeldeliste am Vortag vor. Das verkürzt die Anmeldung vor Ort und zeigt sofort, wer noch fehlt oder besondere Wünsche angegeben hat.
  • Bringe Material, Wasser und Handtücher rechtzeitig zum Veranstaltungsort. Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit Tanzfläche, Sitzplätze und Beleuchtung ohne Zeitdruck vorbereitet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen offenen Tanzkurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumbuchung, dem Tanzlehrer und den Tanzstilen. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 3 Wochen vor dem Kurs verschickt werden.
Wann sollte die Musik für einen offenen Tanzkurs fertig sein?
Stelle das Musikprogramm spätestens 7 Tage vorher zusammen und speichere alle Titel offline. Am Veranstaltungstag solltest du die komplette Wiedergabe mindestens 60 Minuten vor Beginn testen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Tanzkurs?
Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen des Raums, das Freiräumen der Tanzfläche, Tische, Stühle, Technik und Beleuchtung ein. Für einen ersten Techniktest solltest du weitere 30 Minuten einrechnen.
Bis wann sollte man Anmeldungen für einen offenen Tanzkurs bestätigen?
Bearbeite neue Anmeldungen laufend und verschicke die Bestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Teile dabei auch den Weg zum Veranstaltungsort und den geplanten Ablauf mit.

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