Organiser une danse ouverte sans rien oublier

Une danse ouverte demande de coordonner le lieu, les professeurs, les styles proposés et l’accueil des participants. Commence par fixer le programme et le formulaire d’inscription, puis garde une marge pour les confirmations et les besoins alimentaires. La veille, vérifie la musique hors ligne, les badges et tout le matériel audio. Le jour même, prévois assez de temps pour dégager la piste, installer les tables et tester le son avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver des professeurs de danse
Déterminer les styles de danse
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le briefing des enseignants
Établir le programme musical
2 personnes
Planifier les bénévoles
Confirmer les inscriptions
Partager l’itinéraire vers le lieu
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker la musique hors ligne
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la piste de danse
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accompagner les participants jusqu'à la piste de danse
2 personnes
Prononcer le discours d'ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Animer le premier cours de danse
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Donner le deuxième cours de danse
2 personnes
Encadrer la pratique libre
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Donner le troisième cours de danse
2 personnes
Encadrer le free dance
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes
Distribuer les cartes d’au revoir et de feedback
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la piste de danse
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles audioqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Matériel de sport

Tapis de danseqté 20
Serviettesqté 40
Caisses d’eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Inscription

Table d'inscription
Supports de badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Papier d’impression

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 6
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les professeurs au moins 6 à 8 semaines avant la date : le programme dépend de leurs disponibilités et de la taille de la salle.
Fixe les styles et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions. Indique la durée de chaque séance, les pauses et le niveau attendu pour limiter les questions de dernière minute.
Ferme ou vérifie les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Utilise cette liste pour confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges nominatifs.
Prépare la musique hors ligne la veille et teste la table de mixage, l’ordinateur, le microphone, les câbles et les rallonges. Un essai de 30 minutes sur place évite de découvrir un problème au début du cours.
Arrive au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Il faut encore dégager la piste, installer les chaises et les tables, placer les tapis, raccorder le matériel audio et tester chaque morceau du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une danse ouverte ?: Commence 6 à 8 semaines avant la date. Réserve d’abord le lieu et les professeurs, puis ouvre les inscriptions dès que les styles, les horaires et le programme sont confirmés.
Quand fermer les inscriptions pour une danse ouverte ?: Vérifie la liste définitive 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les participants, d’anticiper les besoins alimentaires et de préparer les badges.
Combien de temps prévoir pour installer une danse ouverte ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, la préparation de la piste, le branchement du son et un test musical complet.
Que tester avant le début d’une danse ouverte ?: Teste au moins 30 minutes avant l’ouverture la table de mixage, l’ordinateur, le microphone, les enceintes, les câbles et la musique hors ligne. Vérifie aussi que les rallonges et multiprises ne gênent pas les déplacements.

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