Checklist voor een open dag in een zorginstelling

Een open dag in een zorginstelling vraagt om meer dan een programma en een paar rondleidingen. Bezoekers moeten weten waar ze zich melden, hoe laat rondleidingen starten en welke ruimtes toegankelijk zijn. Tegelijk moeten medewerkers, vrijwilligers, informatiepunten en catering op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in volgorde te plannen, van datum en uitnodigingen tot routebordjes, naamstickers, dieetmaaltijden en een werkend koffie- en theepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en rondleiding bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
Parkeerinformatie versturen
Programma online publiceren
Rondleiders indelen
2 personen
Gastvrouwen en gastheren indelen
2 personen
Infostands indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Rondleidingen voorbereiden
3 personen
Informatiepanelen controleren
2 personen
Folders en formulieren printen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Routebordjes maken
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Cateringbestelling controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden apart markeren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Koelkasten controleren
Locatie openen
2 personen
Sleutels en toegang controleren
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
3 personen
Zalen schoon en leeg maken
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Infostands opbouwen
4 personen
Folders en materialen klaarleggen
3 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Techniek en presentaties testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Bezoekers naar programma verwijzen
2 personen
Infostands bemannen
6 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Activiteiten begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels afruimen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies en materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen opruimen
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie en routebordjes verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Printmateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Laminator
Verlenghaspelsaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelbloemstukkenaantal 12
Informatiebannersaantal 6
Naambordjesaantal 20
Fotolijstenaantal 10
Kleefstripsaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Koffiefiltersaantal 200
Suikersticksaantal 200
Roerstaafjesaantal 200
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukenhandschoenenaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Dieetstickersaantal 100

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handsprayflessenaantal 6
Rubberhandschoenenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Nachtlampenaantal 4

Papierwerk

Foldersaantal 300
Programmaflyersaantal 150
Aanmeldformulierenaantal 150
Evaluatiekaartenaantal 150
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 150
A4-papieraantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Plakbandaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Pijlbordjesaantal 30
Presentatiemapjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Desinfectiezuilenaantal 4

Activiteiten

Puzzelsaantal 6
Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodensetsaantal 12
Geheugenspellenaantal 4
Zachte ballenaantal 6
Activiteitenmaterialenaantal 4

Tips

Leg het programma en de rondleidingen vroeg vast. Plan niet alleen de bezoektijden, maar ook ruimte voor ontvangst, vragen en het wisselen tussen rondleidingen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen klaarstaan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, zodat je niet pas op de dag zelf oplossingen hoeft te zoeken.
Maak de route zichtbaar vanaf de entree. Plaats routebordjes naar de ontvangstbalie, infostands, toiletten en rondleidingen; print daarnaast een aanmeldlijst en bereid naamstickers voor.
Controleer de techniek minimaal één dag vooraf. Test laptops, beeldschermen, projectoren, microfoons en portofoons en leg verlengkabels, stekkerdozen en verlenghaspels op de juiste plekken.
Zet catering en ontvangst apart klaar. Markeer dieetmaaltijden duidelijk, zet dranken op tijd koud en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen, borden en bestek beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag in een zorginstelling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en rondleidingen. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Wanneer moet ik dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uitvragen?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en controleer de gegevens 7 dagen voor de open dag. Markeer dieetmaaltijden apart en geef toegankelijkheidsinformatie door aan ontvangst, rondleiders en gastvrouwen en gastheren.
Hoeveel rondleiders en gastvrouwen of gastheren heb ik nodig?: Maak per rondleiding minimaal 1 rondleider vrij en plan bij de ontvangst minimaal 2 gastvrouwen of gastheren tijdens de drukste uren. Voeg extra begeleiding toe als meerdere groepen tegelijk vertrekken of als bezoekers extra ondersteuning nodig hebben.
Wanneer moet ik de techniek en routebordjes controleren?: Controleer routebordjes, informatiepanelen en geprinte formulieren uiterlijk 1 dag vooraf. Test projectoren, schermen, microfoons, laptops en portofoons eveneens de dag ervoor en leg reservekabels en stekkerdozen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.