Zo organiseer je een open dag in een fysiotherapiepraktijk

Begin met een helder programma en bepaal hoeveel bezoekers je per onderdeel aankunt. Plan daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en praktische voorbereiding terug vanaf de open dag. Een fysiotherapiepraktijk vraagt extra aandacht voor veilige demonstraties, privacy en een logische route door de ruimtes. Test presentaties, muziek en video vooraf en zet ontvangst, catering en oefenmaterialen pas klaar nadat de werkplekken zijn beschermd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Open dag aanmelden
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Socialmediabericht plaatsen
6
Posters verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Programma naar bezoekers sturen
11
Leveranciersafspraken bevestigen
12
Presentaties controleren
2 personen
13
Demonstraties voorbereiden
3 personen
14
Muziek en video testen
2 personen
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Routebordjes maken
18
Catering ophalen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Ruimtes leegmaken
3 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen
23
Werkplekken beschermen
2 personen
24
Locatie schoonmaken
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Demonstratieruimtes inrichten
4 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
30
Catering uitstallen
3 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Techniek opnieuw testen
2 personen
33
Teambriefing houden
5 personen

Event

34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Praktijk rondleiden
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Oefeningen demonstreren
3 personen
39
Houdingsadvies presenteren
2 personen
40
Sportblessures bespreken
2 personen
41
Valpreventie demonstreren
3 personen
42
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Informatiemateriaal aanvullen
46
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
47
Contactgegevens verzamelen
2 personen
48
Foto's maken
49
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

50
Eten en drinken opruimen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Ruimtes schoonmaken
3 personen
56
Materialen terugplaatsen
3 personen
57
Overgebleven catering koelen
2 personen
58
Afvalcontainers buitenzetten
59
Huurmaterialen retourneren
2 personen
60
Bezoekers nabellen
61
Bedankbericht versturen
62
Aanmeldingen opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 2
Privacy schermenaantal 4

Sportmateriaal

Oefenmattenaantal 8
Weerstandsbandenaantal 12
Fitnessballenaantal 4
Balanskussensaantal 4
Foam rollersaantal 4
Kleine oefenballenaantal 8
Pionnenaantal 12
Lage hordenaantal 4
Handknijpersaantal 6
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Mobiele speaker
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Routebordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan demonstraties in blokken van 15 tot 20 minuten en houd ruimte vrij rond oefenmatten, pionnen en lage horden. Zo kunnen bezoekers meedoen zonder dat doorgangen of werkplekken worden geblokkeerd.
Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar aangemelde bezoekers en vraag dieetwensen meteen uit. Zonder die bevestiging blijven wijzigingen en voedingsbehoeften vaak tot de ochtend zelf liggen.
Maak per ruimte een korte bezoekersroute met routebordjes en wijs privacygevoelige zones aan. Zet privacy schermen klaar waar behandelingen of oefeningen niet vanaf de ontvangst zichtbaar mogen zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf op hun definitieve plek. Controleer ook of presentaties en video’s zonder internetverbinding starten.
Richt de ontvangst in met een bezoekerslijst, naamkaartjes en een vaste plek voor jassen. Zet koffie, drank en materialen pas klaar nadat tafels en stoelen staan en de vloer en werkplekken beschermd zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag in een fysiotherapiepraktijk organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma en aanmelding. Verstuur uitnodigingen en plaats de eerste communicatie 3 tot 4 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen te verwerken en capaciteit per onderdeel bij te stellen.
Hoeveel bezoekers kan ik per demonstratie toelaten?: Houd bij actieve oefeningen meestal 8 tot 12 deelnemers per begeleider aan. Werk je met matten, fitnessballen of lage horden, plan dan liever meerdere blokken van 15 tot 20 minuten dan één grote groep.
Wanneer moet ik het programma naar bezoekers sturen?: Stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen voor de open dag. Vermeld daarin het ontvangsttijdstip, de route, eventuele demonstratieblokken en wat bezoekers moeten doen als ze toch niet kunnen komen.
Wanneer moet ik de techniek voor een open dag testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf en nogmaals 30 minuten voor ontvangst. Controleer beeld, geluid, kabels en presentaties op de plek waar je ze gebruikt; een losse test aan een bureau voorkomt niet alle problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.