Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una consulta de fisioterapia
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el visitante sabe qué va a ver, cuánto dura cada actividad y dónde debe acudir al llegar. Empieza fijando una fecha y un programa breve, y después coordina las invitaciones, las inscripciones y las demostraciones. La preparación del espacio requiere más que colocar sillas: tendrás que proteger los puestos de trabajo, probar el equipo y dejar lista la zona práctica. Este plan reúne el orden de trabajo para que no llegues al último día con tareas pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Inscribir jornada de puertas abiertas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar en redes sociales
- 6
Distribuir carteles
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar inscripciones
- 10
Enviar el programa a los visitantes
- 11
Confirmar acuerdos con proveedores
- 12
Revisar las presentaciones
2 personas
- 13
Preparar demostraciones
3 personas
- 14
Probar música y vídeo
2 personas
- 15
Imprimir la lista de visitantes
- 16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 17
Hacer carteles de ruta
- 18
Recoger el catering
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Vaciado de espacios
3 personas
- 22
Preparar los materiales
3 personas
- 23
Proteger los puestos de trabajo
2 personas
- 24
Limpiar el lugar
3 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 27
Montar las salas de demostración
4 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Preparar el material informativo
2 personas
- 30
Montar el catering
3 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Probar de nuevo la técnica
2 personas
- 33
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
- 34
Recibir a los visitantes
3 personas
- 35
Registrar la asistencia
2 personas
- 36
Guiar la práctica
2 personas
- 37
Servir café y té
2 personas
- 38
Demostrar los ejercicios
3 personas
- 39
Presentar consejos de postura
2 personas
- 40
Hablar sobre lesiones deportivas
2 personas
- 41
Demostrar prevención de caídas
3 personas
- 42
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer el material informativo
- 46
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 47
Recopilar los datos de contacto
2 personas
- 48
Tomar fotos
- 49
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 50
Recoger comida y bebida
3 personas
- 51
Lavar la vajilla
2 personas
- 52
Recoger la basura
2 personas
- 53
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Limpiar espacios
3 personas
- 56
Volver a colocar los materiales
3 personas
- 57
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
- 58
Sacar los contenedores de basura al exterior
- 59
Devolver el material alquilado
2 personas
- 60
Llamar de nuevo a los visitantes
- 61
Enviar mensaje de agradecimiento
- 62
Dar seguimiento a las inscripciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
- Pantallas de privacidadcant. 4
Material deportivo
- Colchonetas de prácticacant. 8
- Bandas de resistenciacant. 12
- Pelotas de fitnesscant. 4
- Cojines de equilibriocant. 4
- Rodillos de espumacant. 4
- Pelotas pequeñas de prácticacant. 8
- Conoscant. 12
- Vallas bajascant. 4
- Apretones de manocant. 6
- Cintas métricascant. 4
- Cronómetroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tijerascant. 4
- Mantelescant. 8
Decoración
- Globoscant. 80
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles de rutacant. 12
- Tiras adhesivascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Reserva bloques de 15 a 20 minutos para las demostraciones y deja al menos 10 minutos entre actividades para cambios y preguntas.
- Abre las inscripciones con una fecha límite concreta, por ejemplo 3 días antes de la jornada. Pide también las preferencias dietéticas y confirma cada inscripción antes de enviar el programa definitivo.
- Prueba presentaciones, vídeo, música, proyector y altavoz como mínimo 48 horas antes. Comprueba también que haya suficientes cables alargadores y regletas para no improvisar conexiones el mismo día.
- Prepara la zona práctica separando las colchonetas, bandas, pelotas, conos y demás material del recorrido de los visitantes. Coloca carteles de ruta y tarjetas de nombre antes de que llegue la primera persona.
- Recoge el catering y enfría las bebidas el mismo día, pero termina la limpieza, el vaciado de espacios y la protección de los puestos de trabajo con antelación. Así podrás colocar mesas, sillas y recepción sin mover material clínico a última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de fisioterapia?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar el programa, preparar invitaciones y difundir la jornada. Cierra las inscripciones unos 3 días antes y reserva las últimas 48 horas para confirmaciones, pruebas y montaje.
- ¿Cuánto debe durar una jornada de puertas abiertas en una consulta de fisioterapia?
- Un formato de 2 a 3 horas permite recibir a los visitantes, hacer una presentación y mostrar varias demostraciones sin prisas. Organiza actividades de 15 a 20 minutos y deja pausas de 10 minutos para preguntas y desplazamientos.
- ¿Cuándo hay que enviar el programa a los visitantes?
- Envía el programa definitivo entre 2 y 3 días antes, después de confirmar las inscripciones. Incluye la hora de llegada, el recorrido, las demostraciones previstas y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas o acceso.
- ¿Qué se suele olvidar al preparar una jornada de puertas abiertas de fisioterapia?
- Suelen olvidarse las tarjetas de nombre, los carteles de ruta y la prueba de cables, proyector y altavoz. Haz una revisión final 24 horas antes y prepara la lista de visitantes en papel, aunque también uses tablets.
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