Organiser les portes ouvertes d’un cabinet de kinésithérapie

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple réception. Commencez par fixer les horaires, le programme et le nombre de visiteurs attendu, puis organisez les inscriptions et les invitations. Prévoyez ensuite les démonstrations, le matériel de kinésithérapie et les supports de présentation. Le jour venu, l’accueil, la circulation dans les espaces et la protection des postes de travail demandent autant d’attention que le contenu médical.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inscription pour la journée portes ouvertes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier un message sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les affiches
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les inscriptions
10
Envoyer le programme aux visiteurs
11
Confirmer les accords avec les fournisseurs
12
Vérifier les présentations
2 personnes
13
Préparer les démonstrations
3 personnes
14
Tester la musique et la vidéo
2 personnes
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer des panneaux de direction
18
Récupérer le catering
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Vider les espaces
3 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Protéger les postes de travail
2 personnes
24
Nettoyer le lieu
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Aménager les espaces de démonstration
4 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Préparer le matériel d'information
2 personnes
30
Mettre le catering en place
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Revérifier la technique
2 personnes
33
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Faire visiter l’atelier
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Faire des démonstrations d’exercices
3 personnes
39
Présenter les conseils de posture
2 personnes
40
Discuter des blessures sportives
2 personnes
41
Faire une démonstration de prévention des chutes
3 personnes
42
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Ravitaillement en matériel d’information
46
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
47
Recueillir les coordonnées
2 personnes
48
Prendre des photos
49
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

50
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Rassembler les déchets
2 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Nettoyer les espaces
3 personnes
56
Remettre le matériel en place
3 personnes
57
Refroidir le catering restant
2 personnes
58
Sortir les conteneurs à déchets
59
Retourner les matériels de location
2 personnes
60
Rappeler les visiteurs
61
Envoyer un message de remerciement
62
Assurer le suivi des inscriptions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Accueil
Porte-manteauxqté 2
Paravents de confidentialitéqté 4

Matériel de sport

Tapis d'exerciceqté 8
Bandes de résistanceqté 12
Ballons de fitnessqté 4
Coussins d’équilibreqté 4
Rouleaux en mousseqté 4
Petits ballons d'entraînementqté 8
Cônesqté 12
Petites haiesqté 4
Pince-poignéesqté 6
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Nappesqté 8

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Panneaux d’orientationqté 12
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez un programme avec des créneaux précis pour les présentations et les démonstrations. Prévoyez quelques minutes entre deux séquences afin d’absorber les retards et de remettre le matériel en place.
Centralisez les inscriptions au moins une semaine avant l’ouverture. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et envoyez le programme aux visiteurs confirmés pour limiter les questions le jour même.
Testez les présentations, la vidéo et le son 24 à 48 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises, le vidéoprojecteur et l’écran à l’endroit exact où ils seront utilisés.
Organisez un accueil identifiable dès l’entrée : liste des visiteurs imprimée, badges préparés et panneaux de direction visibles. Une personne doit pouvoir enregistrer les arrivées pendant qu’une autre oriente les visiteurs.
Séparez les zones de démonstration des espaces de soins et protégez les postes de travail avant l’installation. Réservez un temps précis pour vider, nettoyer puis remettre les tables et les chaises en place après la visite.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes d’un cabinet de kinésithérapie ?: Envoyez une première invitation environ 3 semaines avant la date retenue. Faites une relance 7 jours avant et confirmez les inscriptions avec le programme quelques jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser des portes ouvertes de cabinet ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour fixer le programme, communiquer, traiter les inscriptions et confirmer les fournisseurs. Commencez les tests techniques et la préparation des espaces 48 heures avant.
Comment préparer une démonstration de kinésithérapie pendant les portes ouvertes ?: Limitez chaque démonstration à 10 ou 15 minutes et préparez le matériel nécessaire à l’avance. Testez chaque exercice, les tapis et les accessoires au moins la veille, avec une solution de remplacement si un équipement manque.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez la liste des inscrits, les badges nominatifs et les panneaux de direction avant l’ouverture. Comptez environ 2 minutes par personne à l’arrivée et installez l’accueil au moins 30 minutes avant le premier créneau.

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