Open dag organiseren: checklist en planning

Een open dag vraagt om meer dan een programma en een paar tafels. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, rondleidingen en vrijwilligers, en zorgt op de dag zelf voor een duidelijke ontvangst en bewegwijzering. Plan leveringen en boodschappen op tijd, controleer voorraad en test microfoons, luidsprekers en verlengkabels voordat bezoekers binnenkomen. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, opbouw en opening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen inschrijven
2 personen
Programma en bewegwijzering maken
2 personen
Leveringen en boodschappen plannen
Vrijwilligers indelen
Rondleiders instrueren
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programma printen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Rondleidingsroutes markeren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam houden
5 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels controleren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Bezoekersregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 2
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Prikbordenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Informatiefoldersaantal 250
Programmakaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Boodschappen

Tips

Publiceer datum en programma zodra de inhoud vaststaat en verstuur uitnodigingen daarna. Verwerk aanmeldingen doorlopend, zodat je vóór de open dag weet hoeveel rondleidingen, koffie en hapjes je ongeveer nodig hebt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf en geef ze door aan degene die de hapjes voorbereidt. Zet borden, bestek, serveerschalen en serveertangen klaar voordat de ontvangstbalie wordt geopend.
Maak per rondleiding een route en markeer kruisingen met pijlborden of afzetpalen. Instrueer rondleiders vóór de deuren opengaan over tijden, route, veiligheidsafspraken en wat zij doen als een groep te groot wordt.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen, partytenten en ontvangstbalie, daarna infostands, decoratie en techniek. Test draadloze microfoons en luidsprekers met alle verlengkabels en stekkerdozen aangesloten.
Houd vlak voor opening een korte briefing met het ontvangstteam. Spreek af wie aanmeldingen verwerkt, wie vragen opvangt, wie rondleidingen start en wie tijdens de dag voorraad, koffie en thee aanvult.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, leveringen en boodschappen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Reken minimaal op 1 persoon bij de ontvangstbalie, 1 coördinator en per gelijktijdige rondleiding 1 rondleider. Voeg bij grotere bezoekersstromen 1 vrijwilliger toe voor bewegwijzering en vragen per 50 tot 75 bezoekers.
Hoeveel koffie en thee moet ik inslaan voor een open dag?: Gebruik als startpunt 2 warme dranken per bezoeker bij een ochtend- of middagprogramma. Houd daarnaast ongeveer 10 procent extra aan voor vrijwilligers, rondleiders en bezoekers die langer blijven.
Wanneer moet ik de locatie opbouwen voor een open dag?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, infostands, bewegwijzering en decoratie. Plan techniek en een veiligheidscontrole uiterlijk 30 minuten vóór het openen van de deuren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.