Journée portes ouvertes : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours simple pour les visiteurs et une équipe qui sait quoi faire à chaque moment. Commence par publier la date et le programme, puis suis les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations de visites guidées. Dans les jours précédents, répartis les bénévoles, vérifie les stocks et prépare la signalétique. Le jour J, prévois plusieurs heures pour installer l’accueil, les stands, les circuits de visite et la technique avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire aux visites guidées
2 personnes
Créer le programme et la signalétique
2 personnes
Planifier les livraisons et les courses
Répartir les bénévoles
Briefer les guides
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer le programme
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter les stands d'information
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Baliser les circuits de visite
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
5 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Informer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer l’enregistrement des visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 2
Accueil
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Panneaux d’affichageqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 10
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Brochures d’informationqté 250
Cartes du programmeqté 180
Braceletsqté 180
Courses

Conseils

Publie la date et le programme au moins 3 semaines à l’avance. Garde une liste à jour des inscrits, des besoins alimentaires et des personnes réservées pour chaque visite guidée.
Prépare le briefing des guides et de l’équipe d’accueil la veille ou au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Donne à chacun un rôle précis, un point de rendez-vous et l’horaire de relève.
Vérifie le matériel 2 à 3 jours avant : tables, chaises, gobelets, café, rallonges, multiprises, microphones et panneaux indicateurs. Les rallonges et les supports de signalétique sont souvent oubliés jusqu’au moment de l’installation.
Bloque au minimum 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, le comptoir d’accueil, les stands et les circuits balisés. Teste les haut-parleurs et les microphones avant que les premiers visiteurs n’entrent.
Prépare les boissons chaudes et les en-cas juste avant l’accueil, puis garde les boissons au frais dans des glacières ou des réfrigérateurs. Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure et prévois une solution pour les déchets et la vaisselle utilisée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Publie rapidement le programme, ouvre les inscriptions et réserve les visites guidées ; garde les 7 derniers jours pour les achats, les impressions et le briefing des bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture pour le mobilier, l’accueil, les stands, la signalétique et la décoration. Ajoute 30 minutes pour tester la sonorisation et effectuer le contrôle de sécurité.
Comment organiser les visites guidées pendant une journée portes ouvertes ?: Inscris les visiteurs sur des créneaux précis et limite chaque groupe à la capacité réelle du guide et du parcours. Prévois idéalement un départ toutes les 30 à 45 minutes, avec un point d’attente clairement indiqué.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévois au minimum 1 personne à l’accueil, 1 guide par groupe en visite et 1 personne pour la logistique ou les imprévus. Pour plusieurs flux simultanés, ajoute 1 bénévole par zone ou par stand d’information.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.