Jornada de puertas abiertas: checklist de organización

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Publica la fecha, el programa y el sistema de inscripción con varias semanas de margen. Si ofreces visitas guiadas, limita las plazas por grupo y confirma las reservas antes del día del evento.
• Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula las compras a partir del número confirmado. Reserva una parte de los aperitivos para las últimas llegadas, en lugar de dejar toda la comida expuesta desde el principio.
• Asigna voluntarios a recepción, puntos de información y visitas guiadas, y haz un briefing de 15 minutos antes de abrir. Cada guía debe conocer la duración, la ruta y qué hacer si llega un visitante sin inscripción.
• Monta la recepción, las mesas, las sillas y la señalización antes de conectar la técnica. Comprueba que los cables alargadores y las regletas no crucen las rutas de visita ni bloqueen las salidas.
• Enfría las bebidas y prepara café y té poco antes de abrir las puertas. Haz el control de seguridad cuando el montaje esté terminado: revisa rutas despejadas, iluminación, carteles visibles y equipos conectados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?

Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Publica la fecha y el programa con tiempo para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios y visitas guiadas; deja los últimos 2 o 3 días para compras, impresión y confirmaciones.

¿Cuándo hay que preparar la señalización y las rutas de visita?

Define las rutas y prepara los carteles direccionales durante la semana anterior. Colócalos el mismo día, después de montar el espacio, y haz una prueba recorriendo cada ruta entre 60 y 90 minutos antes de abrir.

¿Cuándo se hace el briefing de los voluntarios?

Haz un briefing de 15 minutos antes de la apertura, cuando recepción, puntos de información y rutas ya estén montados. Reparte las funciones, indica quién acompaña cada visita y explica cómo registrar incidencias o visitantes sin inscripción.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar el espacio?

Reserva entre 2 y 3 horas para abrir la ubicación, colocar mesas y sillas, montar recepción, preparar los puntos de información, conectar la técnica y colgar la decoración. Termina el control de seguridad al menos 30 minutos antes de abrir las puertas.

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