Open dag organiseren: checklist en planning

Een open dag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je moet bezoekers ontvangen, rondleiders en vrijwilligers indelen, activiteiten voorbereiden en ruimtes duidelijk bewegwijzeren. Regel reserveringen, vergunningen en communicatie vroeg; drukwerk, materialen en catering volgen daarna. In de laatste week draait het om aantallen, dieetwensen, boodschappen en het draaiboek. Op de dag zelf bouw je het terrein op, richt je de ontvangstbalie in en controleer je weer, stroom en looproutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en terrein indelen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Rondleiders indelen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Drukwerk laten maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Weersverwachting controleren
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infostands inrichten
4 personen
Activiteitenstations inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Infostands bemannen
6 personen
Activiteiten begeleiden
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Tafels schoonhouden
2 personen
Foto's maken
Muziek verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 8
Ontvangstbalie
Kassa
Pinapparaat
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 40
Fotowand
Infobannersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en terreinindeling uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer ruimtes en controleer meteen of een vergunning of melding nodig is, zodat je geen praktische beperking ontdekt nadat de uitnodigingen zijn verstuurd.
Stuur uitnodigingen niet pas wanneer alle details definitief zijn. Publiceer de open dag zodra datum, tijden, programma en aanmeldwijze vaststaan en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de open dag voor een bruikbaar bezoekersaantal.
Maak het vrijwilligersrooster minstens 2 weken vooraf. Plan naast rondleiders ook mensen voor ontvangst, catering, bewegwijzering en een aanspreekpunt dat tijdens de hele open dag bereikbaar is.
Controleer de catering op basis van het aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, bekers, herbruikbaar servies en serveerschalen op één uitgiftepunt, zodat je opbouwteam niet hoeft te zoeken.
Doe de terreincontrole de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen; leg oplaadbare lampen klaar en controleer bij regen ook tenten, tafels, stoelen en veilige looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes, reserveringen en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen zodra de basis vaststaat en maak het draaiboek uiterlijk 1 week voor de open dag definitief.
Wat moet je regelen voor een open dag?: Regel programma, terreinindeling, vergunningen, uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers, rondleidingen, activiteiten, catering en bewegwijzering. Plan daarnaast een laatste controle van weer, terrein, stroomvoorziening en ontvangstbalie op de dag zelf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een open dag?: Verstuur ze bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vermeld datum, openingstijden, programma, locatie, aanmeldtermijn en eventuele dieet- of toegankelijkheidsinformatie, zodat je uiterlijk 1 week vooraf de aantallen kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Plan minimaal één coördinator, één of twee mensen bij de ontvangstbalie en per gelijktijdige rondleiding één rondleider. Tel extra vrijwilligers op voor activiteiten, catering en opbouw; maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf en zorg voor overlap bij wisselingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.