Journée portes ouvertes : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes se prépare par étapes, car l’accueil du public dépend autant du programme que de la circulation sur le site. Commence par fixer la date, les horaires et les espaces accessibles, puis enchaîne avec les réservations, les autorisations et les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les bénévoles, vérifier la météo, récupérer le matériel et préparer l’accueil. Cette checklist regroupe les 65 tâches et 58 fournitures du plan pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les espaces et le terrain
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Répartir les guides
Préparer les activités
3 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Installer les postes d’activités
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Tenir les stands d'information
6 personnes
Encadrer les activités
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Prendre des photos
Fournir la musique
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 12
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 8
Accueil
Caisse
Terminal de paiement
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Porte-nomsqté 40
Mur photo
Bannières d’informationqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de rédiger les invitations, de publier l’événement en ligne et de traiter les inscriptions avant les dernières relances.
Prévois un responsable par zone et un guide pour chaque groupe attendu. Établis le planning des bénévoles au plus tard 10 jours avant l’ouverture, avec les horaires d’arrivée et les remplacements.
Prépare le plan du site et la signalétique avant de faire réaliser les imprimés. Indique clairement l’accueil, les activités, les sanitaires, les sorties et les espaces réservés afin d’éviter les attroupements dès la première heure.
Vérifie les besoins alimentaires dans les inscriptions, puis adapte les achats. Refroidis les boissons la veille et prépare les encas le jour même pour ne pas monopoliser l’équipe d’accueil.
Fais une répétition technique la veille : sonorisation, microphones, rallonges, multiprises, machines à café et éclairage. Contrôle aussi les tentes, les tables, les chaises et le bureau d’accueil avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, réservations, invitations et inscriptions doivent être lancées assez tôt pour connaître les besoins d’accueil et de restauration.
Comment organiser les bénévoles pour une journée portes ouvertes ?: Prépare le planning environ 10 jours à l’avance et attribue un responsable à chaque espace. Prévois au minimum un créneau de relève pour les équipes qui restent plus de 3 heures sur place.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, récupère le matériel, vérifie le site, installe si possible les tentes et le mobilier, puis teste le son et l’éclairage. Refroidis aussi les boissons et imprime le déroulé ainsi que la liste des contacts.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Compte au moins 3 heures pour installer les tentes, les tables, les chaises, la signalétique et le bureau d’accueil sur un site déjà accessible. Ajoute 30 à 60 minutes pour les essais techniques et une dernière vérification du parcours visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.