Checklist para tu jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más coordinación que una simple visita. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y los permisos hasta la recepción, las visitas guiadas y el desmontaje. Incluye tareas que suelen quedarse para el último momento, como confirmar las inscripciones, preparar el horario de voluntarios, imprimir los contactos y revisar el recinto según el pronóstico. Usa el plan completo para saber qué hacer y cuándo hacerlo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir los espacios y el recinto
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Asignar guías
Preparar las actividades
3 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Encargar material impreso
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Montar estaciones de actividades
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Atender los puestos de información
6 personas
Coordinar actividades
6 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener las mesas limpias
2 personas
Tomar fotos
Proporcionar la música
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Faldones para mesascant. 12
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 40
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Lámparas recargablescant. 8
- Mostrador de recepción
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 3
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Pizarrascant. 8
- Portanombrescant. 40
- Photowall
- Banners informativoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la distribución del recinto antes de publicar la invitación. Reserva con antelación los espacios y comprueba si necesitas permisos o notificaciones.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Así puedes calcular la compra, los aperitivos y el número de personas que recibirán café, té o agua.
- Prepara el horario de voluntarios y asigna guías antes de la última semana. Cada grupo debe saber quién lo recibe, cuánto dura el recorrido y a quién acudir si surge una incidencia.
- Haz el mapa y la señalización antes de encargar el material impreso. Imprime el programa y la lista de contactos cuando el horario esté confirmado, y guarda algunos ejemplares de reserva en recepción.
- Revisa el pronóstico y haz una inspección final del recinto el día anterior. Monta las carpas, mesas, sillas y el mostrador de recepción con tiempo suficiente para probar los altavoces, micrófonos, cables y regletas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha, el programa, los espacios, las reservas y los permisos; después puedes publicar las invitaciones y abrir las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y deja las inscripciones abiertas al menos 2 semanas. Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para ajustar la compra y el montaje.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula como mínimo 1 persona para recepción, 1 responsable de coordinación y 1 guía por grupo simultáneo. Si esperas 60 visitantes en grupos de 15, prepara al menos 4 guías además del equipo de recepción y coordinación.
- ¿Cuándo hay que montar el recinto y preparar la comida?
- Haz la inspección del recinto y monta las estructuras principales el día anterior si es posible. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día; deja entre 2 y 3 horas antes de la apertura para colocar mesas, sillas, señalización y recepción.
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