Open dag organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en uitnodiging. Je regelt tegelijk de locatie, ontvangst, activiteiten, catering, vrijwilligers en de route over het terrein. Begin met datum, programma en toestemming, en werk daarna toe naar reserveringen, promotie en een concreet draaiboek. In de laatste week controleer je deelnemers, voorraad, weersverwachting en materialen. Met de checklist op deze pagina zie je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Beschikbaarheid terrein controleren
2 personen
Toestemming locatie aanvragen
Reserveringen maken
Begroting opstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
Route en bewegwijzering bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Activiteitsmateriaal sorteren
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek en telefoonnummers printen
Weersalternatief klaarzetten
3 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Ontvangstregistratie klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Activiteitsposten opbouwen
6 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffet en uitgifte inrichten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Scoutingactiviteiten begeleiden
10 personen
Informatie geven aan ouders
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Activiteiten wisselen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
6 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
4 personen
Activiteitenmateriaal verzamelen
5 personen
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad terugplaatsen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Keuken en toiletten schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Balietafel
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiepottenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pionnenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer

Keuken

Snijplankenaantal 6
KoksMessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Touwenaantal 12
Pionnen kleinaantal 30
Hoepelsaantal 10
Ballenaantal 12
Waterbekers spelaantal 30
Houten palenaantal 12
Klimtouwenaantal 4
Kompassetsaantal 12
Zaklampenaantal 12
Schminksetsaantal 4
Knutseltafelsaantal 4
Knutselbakkenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampen grootaantal 4
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de route uiterlijk vier weken vooraf vast. Dan kun je informatieborden, wegwijzers, pionnen en het vrijwilligersrooster op tijd afstemmen.
Plan per actief onderdeel minimaal één verantwoordelijke vrijwilliger en maak het rooster uiterlijk één week vooraf. Zet ook telefoonnummers in het geprinte draaiboek.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan hoeveel partytenten, tafels en stoelen binnen of buiten nodig zijn. Regel een duidelijke plek voor materialen die niet nat mogen worden.
Maak de definitieve deelnemerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk drie dagen vooraf. Controleer daarna de voorraad en rond de boodschappen af, zodat houdbare catering en dranken klaarstaan.
Test de mobiele geluidsset, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opening. Zet koffiepotten, waterkannen, glazen, mokken en servies per uitgiftepunt bij elkaar om wachtrijen te beperken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, terrein en toestemming. Reserveer daarna materialen en werf vrijwilligers, zodat je uiterlijk 4 weken vooraf kunt beginnen met uitnodigingen en online promotie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel, plus 2 mensen voor ontvangst en 1 coördinator. Bij meerdere gelijktijdige activiteiten komt dat vaak neer op 6 tot 10 vrijwilligers; maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een open dag doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten de dag ervoor. Zet dranken enkele uren voor de start koud en controleer de voorraad nog één keer voordat bezoekers arriveren.
Wat moet ik een dag voor een open dag controleren?: Controleer het weer, de deelnemerslijst, dieetwensen, voorraad, bewegwijzering en alle gereserveerde materialen. Leg het draaiboek, telefoonnummers, naamkaartjes en activiteitsmateriaal klaar en test de geluidsset uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.