Journée portes ouvertes : la checklist complète
Une journée portes ouvertes demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut fixer le parcours des visiteurs, obtenir l’accord du lieu, gérer les inscriptions et répartir clairement les bénévoles. Cette checklist de 65 tâches et 74 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation sur place. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent oubliées : météo, besoins alimentaires, signalétique, badges et numéros de téléphone.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
3 personnes
Vérifier la disponibilité du terrain
2 personnes
Demander l'autorisation du lieu
Faire les réservations
Établir le budget
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
Définir le parcours et la signalisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Trier le matériel d’activité
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé et les numéros de téléphone
Prévoir une alternative en cas de météo défavorable
3 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer l'enregistrement des arrivées
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les postes d’activité
6 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager le buffet et le point de distribution
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les activités de scoutisme
10 personnes
Donner des informations aux parents
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Alterner les activités
4 personnes
Encadrer le programme du soir
6 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler le matériel d’activité
5 personnes
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le stock en place
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Nettoyer la cuisine et les toilettes
3 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 8
- Table de comptoir
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Tassesqté 40
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Cafetièreqté 4
- Carafes d’eauqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Décoration de tableqté 12
- Badges nominatifsqté 150
- Cônesqté 20
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux directionnelsqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 4
Équipement
- Système de sonorisation mobile
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 3
- Poêlesqté 2
- Bouilloiresqté 3
- Tire-bouchonsqté 2
- Papier aluminiumqté 3
- Boîtes de conservationqté 12
Matériel de sport
- Cordesqté 12
- Cônes petitsqté 30
- Cerceauxqté 10
- Ballonsqté 12
- Jeu des gobelets d’eauqté 30
- Poteaux en boisqté 12
- Cordes d’escaladeqté 4
- Sets de boussolesqté 12
- Lampes de pocheqté 12
- Kits de maquillageqté 4
- Tables de loisirs créatifsqté 4
- Bacs de bricolageqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Piles AAqté 24
- Piles AAAqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Sacs poubelleqté 100
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Essuie-toutqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Grandes lampes de pocheqté 4
- Ruban de balisageqté 4
- Extincteursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et la disponibilité du terrain avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour obtenir l’autorisation du lieu et confirmer les réservations.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive des participants, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.
- Préparez la signalétique avant le jour J : parcours, panneaux directionnels, panneaux d’information et cônes doivent être regroupés par zone. Faites un repérage sur place au moins 24 heures avant l’ouverture.
- La veille, vérifiez les stocks, finalisez les courses, récupérez le matériel et mettez les boissons au frais. Préparez séparément la restauration longue conservation pour éviter de chercher les fournitures pendant l’installation.
- Imprimez le déroulé et les numéros de téléphone en plusieurs exemplaires, puis préparez les badges nominatifs avant l’arrivée du public. Testez aussi la sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises avant le début des activités.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du terrain, l’autorisation du lieu, le budget et le programme ; gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et la logistique.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant afin de finaliser les repas, les badges et le nombre de bénévoles.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Répartissez les bénévoles par fonctions : accueil, orientation, activités, restauration et coordination. Prévoyez au minimum une personne responsable par zone et ajoutez une personne disponible en renfort pendant les deux premières heures.
- Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Contrôlez la météo, les stocks, les réservations et la liste définitive des participants. Préparez aussi les panneaux, badges, boissons au frais, matériel d’activité et documents imprimés au plus tard la veille au soir.
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