Checklist para una jornada de puertas abiertas bien organizada
Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y unas mesas preparadas. Esta checklist reúne el orden de trabajo completo: reservar el recinto, definir el programa, promocionar la jornada, gestionar inscripciones y coordinar a los voluntarios. También incluye los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las señales de orientación, las tarjetas de nombre y la comprobación del material. Empieza por los permisos y el presupuesto, y deja la compra y el montaje para cuando ya tengas cifras y horarios confirmados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
3 personas
Comprobar la disponibilidad del recinto
2 personas
Solicitar permiso al recinto
Hacer reservas
Elaborar presupuesto
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa de actividades
3 personas
Definir la ruta y la señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Clasificar el material de actividades
3 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plan de trabajo y los números de teléfono
Preparar plan alternativo por lluvia
3 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
5 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar el registro de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar puestos de actividad
6 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el buffet y la zona de servicio
3 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Coordinar actividades de scouting
10 personas
Dar información a los padres
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Cambiar actividades
4 personas
Coordinar el programa de la noche
6 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
4 personas
Reunir material de actividades
5 personas
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el stock al almacén
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar la cocina y los baños
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Taburetes de barcant. 8
- Mesa de mostrador
- Mantelescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Tazascant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Conoscant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Señales de orientacióncant. 12
- Pizarrascant. 4
Equipo
- Equipo de sonido móvil
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Portátilescant. 2
- Impresora
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Sartenescant. 2
- Teterascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
- Papel de aluminiocant. 3
- Recipientes herméticoscant. 12
Material deportivo
- Cuerdascant. 12
- Conos pequeñoscant. 30
- Aroscant. 10
- Pelotascant. 12
- Juego de vasos de aguacant. 30
- Postes de maderacant. 12
- Cuerdas de escaladacant. 4
- Juegos de brújulascant. 12
- Linternascant. 12
- Kits de maquillajecant. 4
- Mesas de manualidadescant. 4
- Cajas para manualidadescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Pilas AAcant. 24
- Pilas AAAcant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Bolsas de basuracant. 100
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Toallas de papelcant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternas grandescant. 4
- Cinta de balizamientocant. 4
- Extintorescant. 2
- Chalecos reflectantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa y la disponibilidad del recinto. Solicita el permiso antes de publicar las invitaciones, porque cualquier cambio posterior afecta a las reservas y a la promoción.
- Define las inscripciones con una fecha límite concreta y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering. Así podrás preparar cantidades reales y evitar compras de última hora.
- Asigna turnos de voluntariado con horas de inicio, pausas y responsables por zona. Incluye a una persona para recibir participantes y otra para controlar la ruta, las señales y las actividades.
- Comprueba el recorrido y la señalización al menos un día antes. Coloca conos, paneles informativos y señales de orientación donde una persona que llega por primera vez pueda seguir el programa sin preguntar continuamente.
- Haz una revisión final del inventario entre 24 y 48 horas antes. Además de mesas, sillas y carpas, comprueba cables alargadores, regletas, micrófono, equipo de sonido, neveras portátiles, vajilla y tarjetas de nombre.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un recinto, solicitar permisos y reclutar voluntarios. Deja las compras, la preparación del catering no perecedero y la revisión final del material para los últimos 2 días.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite actualizar la lista final de participantes y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada zona o actividad y añade 2 personas para recepción, incidencias y cambios de turno. Prepara el horario definitivo 3 o 4 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el material?
- Comprueba el inventario y finaliza la lista de compras entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y clasifica el material de actividades, las tarjetas de nombre y la documentación de trabajo antes de abrir el recinto.
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