Boodschappenlijst voor een open dag

Een open dag vraagt om meer dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten de ingang, activiteiten en informatiepunten direct kunnen vinden, terwijl vrijwilligers genoeg ruimte en materiaal hebben om door te werken. Regel daarom vooraf meubilair, servies, bewegwijzering, techniek en koeling. Gebruik de deelnemerslijst om de voorraad af te stemmen en zet houdbare catering, naamkaartjes en activiteitsmateriaal uiterlijk op de dag zelf klaar. De volledige lijst met 74 spullen staat hieronder gegroepeerd per onderdeel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Balietafel
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiepottenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pionnenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer

Keuken

Snijplankenaantal 6
KoksMessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Touwenaantal 12
Pionnen kleinaantal 30
Hoepelsaantal 10
Ballenaantal 12
Waterbekers spelaantal 30
Houten palenaantal 12
Klimtouwenaantal 4
Kompassetsaantal 12
Zaklampenaantal 12
Schminksetsaantal 4
Knutseltafelsaantal 4
Knutselbakkenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampen grootaantal 4
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee assorti - 200 zakjes
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bubbelsap - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- IJsblokjes - 10 zakken
- AfBakbroodjes - 120 stuks
- Wit brood - 8 broden
- Volkorenbrood - 6 broden
- Croissants - 60 stuks
- Roomboter - 4 pakken
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Gekookte ham - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 2 kilogram
- Hummus - 8 bakjes
- Pindakaas - 3 potten
- Aardbeienjam - 3 potten
- Hagelslag - 3 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 8 potten
- Zoutjes - 8 zakken
- Popcorn - 5 zakken
- Popcornmais - 3 kilogram
- Poffertjes - 300 stuks
- Poedersuiker - 3 pakken
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Wortels - 5 kilogram
- Paprika's - 20 stuks
- Kruidenroomkaas - 12 bakjes
- Olijven - 6 potten
- Feta - 2 kilogram
- Notenmix - 2 kilogram
- Rozijnen - 1 kilogram
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 12 bakjes
- Vegan kaas - 1 kilogram
- Vegan koekjes - 6 pakken
- Allergenenstickers - 2 rollen
- Koffiefilters - 2 pakken
- Theelepels wegwerp - 150 stuks
- Houten roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Papieren bordjes - 300 stuks
- Bakpapier - 3 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Toiletblokjes - 8 stuks
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Batterijen knoopcel - 4 stuks
- Houtskool - 2 zakken
- Aanmaakblokjes - 2 dozen

Tips

Plan per informatie- of ontvangstpunt minimaal 1 balietafel en leg extra informatieborden klaar voor de route vanaf de ingang. Pionnen en wegwijzerborden zijn vooral nodig op kruisingen en plekken waar bezoekers kunnen twijfelen.
Reken voor koffie en water op ongeveer 1 kopje of glas per bezoeker per uur, plus 10% reserve. Zet koffiepotten en waterkannen niet pas bij aanvang klaar: vul de eerste ronde vóór de deuren opengaan.
Neem voor zitplaatsen ongeveer 1 klapstoel per 3 tot 4 bezoekers mee als mensen vooral rondlopen. Voor gesprekken of een programma met zitmomenten heb je eerder 1 stoel per bezoeker nodig; vul dit aan met klaptafels, biertafels of barkrukken.
Zet techniek minimaal 2 uur voor de start op zijn plaats. Test de mobiele geluidsset en microfoon, leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en houd kabels uit looproutes.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf in koelboxen en controleer de voorraad opnieuw zodra de definitieve deelnemerslijst klaar is. Houd naamkaartjes, tafelkleden, vlaggenlijnen en tafeldecoratie apart van de catering, zodat ze niet zoekraken tijdens het opbouwen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een open dag?: Reken naast catering op meubilair, servies, bewegwijzering, naamkaartjes, techniek en koeling. Voor dit plan gaat het om 74 spullen, waaronder partytenten, tafels, stoelen, koffiepotten, glazen, informatieborden, een mobiele geluidsset en koelboxen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een open dag?: Voor een open dag waarop bezoekers vooral rondlopen, is 1 klapstoel per 3 tot 4 bezoekers een bruikbaar uitgangspunt. Is er een programma waarbij iedereen zit, reken dan op 1 stoel per bezoeker en voeg ongeveer 10% reserve toe.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een open dag?: Reken op 1 kopje koffie of glas water per bezoeker per uur, met 10% extra. Bij een open dag van 4 uur voor 50 bezoekers betekent dat ongeveer 220 kopjes of glazen in totaal, verdeeld over koffie en water.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag regelen?: Leg reserveringen en materiaal zoals partytenten, klaptafels, geluidsset en microfoon uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf vast. Doe de laatste voorraadcontrole en boodschappen 1 tot 2 dagen van tevoren; zet dranken minimaal 4 uur voor de start koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.