Que prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus que quelques tables et des boissons. Il faut prévoir l’accueil, la circulation des visiteurs, les activités, le service du café et les besoins de l’équipe sur place. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, la signalétique, le matériel technique et les fournitures à acheter ou à récupérer. Basez les quantités sur le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Table de comptoir
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cafetièreqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 150
Cônesqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Matériel de sport

Cordesqté 12
Cônes petitsqté 30
Cerceauxqté 10
Ballonsqté 12
Jeu des gobelets d’eauqté 30
Poteaux en boisqté 12
Cordes d’escaladeqté 4
Sets de boussolesqté 12
Lampes de pocheqté 12
Kits de maquillageqté 4
Tables de loisirs créatifsqté 4
Bacs de bricolageqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Sacs poubelleqté 100
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Grandes lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Sélection de thés - 200 sachets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus pétillant - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 sacs
- Petits pains à cuire - 120 pièces
- Pain blanc - 8 pains
- Pain complet - 6 pains
- Croissants - 60 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon cuit - 2 kilogram
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous - 8 barquettes
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture de fraises - 3 pots
- Gâteau de riz au chocolat - 3 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 8 pots
- Snacks salés - 8 sacs
- Popcorn - 5 sachets
- Maïs à popcorn - 3 kilogrammes
- Poffertjes - 300 pièces
- Sucre glace - 3 paquets
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Fromage frais aux herbes - 12 pots
- Olives - 6 bocaux
- Feta - 2 kilogrammes
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garniture végétalienne - 12 barquettes
- Fromage vegan - 1 kilogramme
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Filtres à café - 2 paquets
- Cuillères jetables - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Blocs WC - 8 pièces
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Piles bouton - 4 pièces
- Charbon de bois - 2 sacs
- Allume-feu - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par personne attendue pour les temps de présentation, et gardez quelques sièges libres pour les visiteurs arrivant en cours de journée.
Pour le café et l’eau, comptez une tasse et un verre par participant, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve afin d’éviter de manquer de vaisselle pendant le service.
Installez les panneaux directionnels avant l’ouverture et placez-en un à chaque changement de direction. Les cônes servent à matérialiser les zones interdites ou les passages à ne pas bloquer.
Testez le système de sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Gardez les câbles hors des zones de circulation.
Mettez les boissons au frais au plus tard 2 heures avant l’ouverture et préparez les badges nominatifs, le déroulé imprimé et les numéros de téléphone la veille.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un verre par participant et ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente environ 88 à 92 verres, surtout si le public reste plusieurs heures.
Combien de chaises faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez une chaise par personne attendue pour les présentations ou les pauses assises. Pour 60 participants, prévoyez au minimum 60 chaises et quelques places supplémentaires si l’espace le permet.
Quand préparer le matériel d’une journée portes ouvertes ?: Triez le mobilier, la vaisselle et le matériel d’activité la veille. Le jour même, installez les tables, les panneaux et la sonorisation au moins 1 heure avant l’ouverture.
Quelle quantité de boissons acheter pour une journée portes ouvertes ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Ajoutez 10 % de marge et gardez de l’eau disponible en permanence.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.