Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que mesas y folletos. Esta lista reúne el material para recibir a los visitantes, servir bebidas, orientarles por el recinto y coordinar a los voluntarios. Calcula las cantidades a partir del número previsto de asistentes y añade margen para las horas de mayor afluencia. Las bebidas deben enfriarse con antelación, mientras que las tarjetas de nombre, los carteles y el plan de trabajo conviene dejarlos preparados el día anterior.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Mesa de mostrador
Mantelescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Tazascant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 150
Conoscant. 20
Paneles informativoscant. 8
Señales de orientacióncant. 12
Pizarrascant. 4

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Portátilescant. 2
Impresora

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Sartenescant. 2
Teterascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12

Material deportivo

Cuerdascant. 12
Conos pequeñoscant. 30
Aroscant. 10
Pelotascant. 12
Juego de vasos de aguacant. 30
Postes de maderacant. 12
Cuerdas de escaladacant. 4
Juegos de brújulascant. 12
Linternascant. 12
Kits de maquillajecant. 4
Mesas de manualidadescant. 4
Cajas para manualidadescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Bolsas de basuracant. 100
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Toallas de papelcant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternas grandescant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Té surtido - 200 sobres
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo con gas - 6 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- AfBakbroodjes - 120 unidades
- Pan blanco - 8 panes
- Pan integral - 6 barras
- Croissants - 60 piezas
- Mantequilla - 4 paquetes
- Queso joven - 3 kilogramos
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Lonchas de pechuga de pollo - 2 kilogramos
- Hummus - 8 cuencos
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Grageas de chocolate - 3 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 8 tarros
- Snacks salados - 8 bolsas
- Palomitas - 5 bolsas
- Maíz para palomitas - 3 kilogramo
- Poffertjes - 300 unidades
- Azúcar glas - 3 paquetes
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Zanahorias - 5 kilogramos
- Pimientos - 20 unidades
- Queso crema con hierbas - 12 tarrinas
- Aceitunas - 6 tarros
- Feta - 2 kilogram
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Pasas - 1 kilogramo
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Cobertura vegana - 12 envases
- Queso vegano - 1 kilogram
- Galletas veganas - 6 paquetes
- Etiquetas de alérgenos - 2 rollos
- Filtros de café - 2 paquetes
- Cucharitas desechables - 150 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Platos de papel - 300 unidades
- Papel de horno - 3 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Pastillas para el WC - 8 unidades
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Pilas de botón - 4 unidades
- Carbón - 2 sacos
- Pastillas para encender - 2 cajas

Consejos

Calcula la vajilla para el pico de asistencia, no solo para el total del día: prepara al menos 1,5 vasos y 1 plato por visitante si habrá rotación de público.
Reserva las carpas, mesas y sillas en cuanto tengas confirmada la fecha; si esperas a la semana del evento, puede que ya no haya suficiente material disponible.
Prepara la señalización con varios días de margen y coloca un cartel visible en cada desvío de la ruta. Incluye también paneles informativos y pizarras para cambios de última hora.
Enfría las bebidas la víspera y comprueba que las neveras portátiles tengan espacio suficiente. Las jarras de agua y café suelen quedarse cortas cuando las actividades empiezan temprano.
Imprime el plan de trabajo y los teléfonos de contacto antes del día del evento, y prepara las tarjetas de nombre por grupos de voluntarios para repartirlas durante la primera reunión.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y platos necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula 1,5 vasos y 1 plato por visitante previsto, más un 10 % de reserva. Para 100 personas, prepara al menos 165 vasos y 110 platos; si el público permanece varias horas, aumenta la cantidad de vasos.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 2 y 3 días antes para comprobar que no falta nada. Enfría las bebidas la víspera y distribúyelas en las neveras portátiles antes de abrir las puertas.
¿Cuántas señales necesito para orientar a los visitantes?: Coloca una señal en la entrada, otra en cada cruce de la ruta y una en cada zona de actividad. Para un recorrido con 5 desvíos, prepara al menos 7 señales: una inicial, cinco de dirección y una final.
¿Cuándo preparo las tarjetas de nombre y los carteles?: Termina las tarjetas de nombre y los carteles entre 1 y 2 días antes. Deja algunas tarjetas en blanco y reserva al menos 30 minutos el día del evento para corregir nombres o añadir voluntarios.

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