Boodschappenlijst voor een open dag

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten zich kunnen registreren, de route kunnen volgen en op meerdere plekken iets kunnen drinken of doen. Regel daarom vooraf servies, thermoskannen, badges, bewegwijzering en materialen voor de activiteitenstations. Voor buiten zijn partytenten, verlichting en verlengkabels geen luxe: ze vangen regen, schemer en te weinig stopcontacten op. Gebruik deze lijst om je boodschappen en materiaalophaalronde compleet te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Registratiebalie

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 12
Bezoekersbadgesaantal 150

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Schenkflessenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
EHBO-set

Catering

Boodschappen
- Zachte witte broodjes - 120 stuks
- Volkoren broodjes - 60 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogram
- Jam - 2 potten
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 6 zakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute nootjes - 6 zakken
- Boterkoekjes - 8 pakken
- Miniwafels - 6 pakken
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 200 stuks
- Suiker - 2 kilogram
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Citroenen - 2 kilogram
- Kruidenthee - 4 dozen
- Allergenenstickers - 2 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Composteerbare servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Tips

Zet per koffie- en theepunt minstens 2 thermoskannen klaar en plan extra koffie, thee, melk en suiker voor de eerste bezoekersstroom. Een lege kan valt sneller op dan een tekort aan versiering.
Neem per aangemelde bezoeker 1 bezoekersbadge mee en houd minstens 10% extra achter de hand voor vergeten badges, vrijwilligers en onverwachte bezoekers.
Plan per activiteitenstation een eigen tafel, serveertang of ander benodigd hulpmiddel en één opbergbak voor reserve- en opruimmateriaal. Zo hoef je tijdens de open dag niet tussen stations te zoeken.
Leg voor elke buitenzone een partytent en voldoende tafels en stoelen klaar. Controleer uiterlijk de dag ervoor of verlengkabels, stekkerdozen en ledverlichting lang genoeg zijn voor de gekozen opstelling.
Zet afvalscheidingsbakken bij de catering, registratiebalie en activiteitenstations. Regel daarnaast koelboxen vóór de opbouw, zodat dranken en hapjes niet pas vlak voor opening gekoeld hoeven te worden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bezoekersbadges heb ik nodig voor een open dag?: Reken met 1 badge per aangemelde bezoeker en bestel of maak 10% extra. Bij 200 aanmeldingen heb je dus 220 badges nodig; houd die extra exemplaren bij de registratiebalie.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een open dag?: Reken voor de eerste twee uur op ongeveer 2 warme dranken per volwassen bezoeker. Voor 100 bezoekers betekent dat circa 200 koppen, verdeeld over koffie en thee, plus melk, suiker en roerstaafjes.
Wanneer moet ik de bewegwijzering en route klaarzetten?: Maak de plattegrond en borden uiterlijk 3 dagen vooraf en hang ze op tijdens de opbouw, minimaal 1 uur voor opening. Controleer daarna de route vanaf de ingang tot aan registratie, catering en activiteitenstations.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een open dag?: Neem per verwachte bezoeker minimaal 1 bord, 1 beker en 1 bestekset mee, plus 10% reserve. Bij 150 bezoekers heb je dus minstens 165 stuks per soort nodig; voor koffie- en theepunten zijn extra kopjes praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.