Journée portes ouvertes : la liste de courses complète

Une journée portes ouvertes demande plus que des boissons et quelques affiches. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le buffet, les espaces d’activité et l’équipement nécessaire si la météo ou la lumière changent. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à récupérer : tables, tentes, vaisselle réutilisable, café, signalétique et rangement. Vérifie aussi les besoins alimentaires indiqués lors des inscriptions avant de faire les courses.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Comptoir d'inscription

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de signalisationqté 12
Badges visiteursqté 150

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 8
Bouteilles verseusesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses
- Petits pains blancs moelleux - 120 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Confiture - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 6 sacs
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 6 sacs
- Petits biscuits au beurre - 8 paquets
- Mini-gaufres - 6 paquets
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 200 pièces
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Citrons - 2 kilogram
- Tisane - 4 boîtes
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Serviettes compostables - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévois au moins un gobelet et une assiette réutilisable par visiteur attendu, puis ajoute 10 % de marge pour les remplacements et les passages supplémentaires.
Pour l’espace café, compte environ 2 tasses par personne sur la journée et prépare plusieurs thermos afin d’éviter une file d’attente au comptoir.
Ne laisse pas la signalétique au dernier moment : imprime les panneaux, les consignes bénévoles et les badges visiteurs au moins 2 jours avant l’ouverture.
Teste les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Prévois des rallonges assez longues pour éviter de faire passer des câbles dans les zones de circulation.
Achète ou récupère les sacs et bacs de tri avant le montage. Installe au moins un point de tri près du buffet et un autre à la sortie pour éviter que les déchets s’accumulent sur les tables.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et d’assiettes prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois un gobelet et une assiette par visiteur attendu, avec une marge d’environ 10 %. Pour 100 visiteurs, cela représente au moins 110 gobelets et 110 assiettes réutilisables.
Combien de café faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Compte environ 2 tasses par personne sur la journée. Pour 100 visiteurs, prévois donc environ 200 tasses de café et suffisamment de thermos pour maintenir le service pendant les périodes d’affluence.
Quand préparer les badges et les panneaux de signalisation ?: Prépare-les au moins 2 jours avant l’événement. Garde une marge le matin même pour ajouter les derniers inscrits et remplacer les panneaux abîmés.
Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes en extérieur ?: Prévois des tentes de réception, des tables, des chaises et un éclairage LED si la journée se prolonge. Vérifie les prévisions météo 48 heures avant et confirme le matériel de repli au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.