Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que aperitivos y una mesa de registro. Esta lista reúne el material para recibir visitantes, orientarles por el recinto y mantener cómodas las zonas de actividades, comida y descanso. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade margen para las horas de mayor afluencia. Revisa con antelación las entregas, el tiempo previsto y todo lo que deba enfriarse, cargarse o montarse el mismo día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mostrador de registro

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 12
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Paneles de señalizacióncant. 12
Credenciales para visitantescant. 150

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de servircant. 8
Botellas para servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras
- Panecillos blancos tiernos - 120 piezas
- Bollos integrales - 60 stuks
- Mantequilla - 2 paquetes
- Queso joven - 3 kilogramos
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Mermelada - 2 tarros
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Rúcula - 6 bolsas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 6 bolsas
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Minigofres - 6 paquetes
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Azúcar - 2 kilogramos
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Té helado - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Limones - 2 kilogramos
- Té de hierbas - 4 cajas
- Etiquetas de alérgenos - 2 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Servilletas compostables - 300 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades

Consejos

Prepara una acreditación para cada visitante inscrito y lleva al menos un 10 % adicional para acompañantes o altas de última hora. Coloca el mostrador de registro cerca de la entrada, con las instrucciones y el programa a mano.
Para el primer tramo de la jornada, calcula entre dos y tres bebidas por persona y reserva agua aparte. Enfría las bebidas el día anterior si es posible y utiliza neveras portátiles para mantenerlas frías durante el montaje.
Lleva vajilla reutilizable para todos los asistentes previstos y añade un margen del 10 al 15 %: platos, vasos, tazas, cubiertos y bandejas suelen escasear cuando coinciden el café y el buffet.
Comprueba antes de abrir que los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas funcionan juntos. Deja los cables fuera de las zonas de paso y prepara una alternativa si falla la iluminación o el sonido.
No dejes la señalización para el último momento: coloca los paneles desde la entrada hasta cada actividad y prepara contenedores de separación de residuos junto al buffet y al punto de café. Así evitas que los visitantes tengan que preguntar dónde ir o dónde tirar cada cosa.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula una unidad por persona de cada pieza y añade entre un 10 y un 15 % de reserva. Si habrá varias rondas de comida o café sin lavado intermedio, necesitarás al menos dos vasos y dos tazas por asistente.
¿Cuántas bebidas compro para una jornada de puertas abiertas?: Para la primera hora, compra entre dos y tres bebidas por persona y añade agua suficiente para todo el recorrido. Si la jornada dura más de tres horas, aumenta la cantidad según el calor, la actividad física y la posibilidad de reponer durante el evento.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y la señalización?: Prepara las acreditaciones entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones estén actualizadas, y lleva un 10 % extra. Monta la señalización principal antes de recibir al primer visitante y comprueba la ruta completa durante el montaje.
¿Qué material de sonido y electricidad necesito?: Necesitas altavoces portátiles, micrófono, cables alargadores y regletas, además de iluminación LED para las zonas oscuras. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de abrir y deja libres los pasillos para evitar tropiezos.

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