Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que café y unas mesas. Esta lista reúne el material para recibir visitantes, servir bebidas y comida, hacer presentaciones y organizar recorridos sin interrupciones. Calcula las cantidades según el número de asistentes inscritos y añade un margen para las visitas espontáneas. Revisa con tiempo los equipos audiovisuales, la señalización y los paquetes informativos: son elementos que suelen quedar para el último día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de recepción
Faldones para mesascant. 12
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejascant. 8

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de bufécant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Cubiterascant. 4
Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Sobres de azúcar - 300 unidades
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Zumo de limón - 2 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Pepinillos - 4 tarros
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Pepinos - 10 unidades
- Zanahorias baby - 4 kilogram
- Pimientos - 20 unidades
- Hummus - 12 tarrinas
- Queso crema - 8 tarrinas
- Mantequilla de hierbas - 8 tarrinas
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mermelada - 3 tarros
- Baguettes - 30 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini sándwiches - 250 unidades
- Mini wraps - 200 unidades
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 4 kilogram
- Jamón - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Falafel - 4 kilogramos
- Acompañamiento vegano - 3 kilogram
- Ensaladilla de huevo - 3 kilogramo
- Ensalada de pollo - 3 kilogram
- Ensalada de pasta - 8 kilogram
- Ensalada de patatas - 6 kilogramos
- Ensalada verde - 6 kilogramo
- Ensalada de quinoa - 4 kilogramo
- Mini quiches - 180 unidades
- Rollitos de primavera vegetarianos - 180 unidades
- Bitterballen - 250 piezas
- Croquetas veganas - 150 unidades
- Mini pizzas - 150 unidades
- Mini muffins - 180 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Galletas - 8 kilogramos
- Chocolate - 4 kilogramo
- Nata montada - 12 botes
- Especias - 6 tarros
- Pimienta - 2 botes
- Sal - 2 paquetes
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Limones - 30 unidades
- Menta fresca - 10 manojos
- Filtros de café - 200 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Palillos de madera - 500 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de papel para llevar - 250 unidades

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonoscant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 3
Trípodescant. 4
Baterías externascant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 6
Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Plantascant. 10
Tarjetas de nombrecant. 200
Bolígrafoscant. 30
Señales de orientacióncant. 12
Soportes para paneles de flechascant. 12
Portapósterscant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Botes de galletascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papelelerascant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Promoción

Paquetes informativoscant. 200
Tarjetas de visitacant. 500
Bolsas de regalocant. 200
Bloc de notascant. 200
Pegatinascant. 300
Tarjetas de encuestacant. 200

Otros

Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 4
Portadocumentoscant. 10
Carpetas portapapelescant. 10
Ponchos para la lluviacant. 20

Consejos

Prepara una mesa de recepción, acreditaciones y paquetes informativos al menos 24 horas antes. Ten entre un 10 % y un 15 % de material adicional para visitantes que no se hayan inscrito.
Para el café de la primera hora, calcula de 2 a 3 tazas por persona y reserva termos o máquinas suficientes para mantener el servicio continuo. Añade té, agua y bebidas frías para quienes no tomen café.
Cuenta una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por visitante previsto, más un 15 % de reserva. Los cucharones, bandejas y dispensadores suelen olvidarse aunque el catering ya esté confirmado.
Comprueba la presentación completa con 24 horas de antelación: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y micrófono. Lleva al menos un cable HDMI de repuesto y coloca los cables fuera de las zonas de paso.
Coloca la señalización y los postes separadores antes de abrir, especialmente entre recepción, demostraciones y visitas guiadas. Si habrá aparcamiento o varias entradas, instala indicaciones visibles desde el acceso principal.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula un juego completo por persona prevista y añade un 15 % de reserva. Para 100 visitantes, prepara al menos 115 tazas, vasos, platos, cuchillos, tenedores y cucharas.
¿Cuánto café debo comprar para una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 tazas por persona durante la primera hora y vuelve a estimar el consumo para el resto del horario. Para 100 visitantes, empieza con capacidad para 200-300 tazas y ajusta según la duración.
¿Cuándo debo preparar el material de recepción?: Deja acreditaciones, paquetes informativos, mesa de recepción y señalización listos el día anterior. Haz una comprobación final 60 minutos antes de abrir para corregir faltas o cambios de última hora.
¿Qué equipos audiovisuales hacen falta para las presentaciones?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y micrófono. Prueba todo al menos 24 horas antes y lleva un HDMI de repuesto para evitar retrasos.

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