Wat heb je nodig voor een open dag?

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten bij binnenkomst weten waar ze zich melden, welke rondleiding ze volgen en waar ze iets kunnen drinken. Regel daarom naast hapjes en servies ook bewegwijzering, ontvangstmaterialen, techniek en spullen voor buiten. Gebruik het aantal aanmeldingen als basis en houd extra voorraad achter de hand voor onverwachte bezoekers, dieetwensen en een programma dat uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 2
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Prikbordenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Informatiefoldersaantal 250
Programmakaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee - 3 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 8 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 24 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute sticks - 4 zakken
- Gemengde noten - 3 zakken
- Olijven - 4 potten
- Kaasblokjes - 4 kilogram
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 6 bakjes
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Miniwraps - 12 pakken
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Vegetarische snacks - 6 dozen
- Miniworstjes - 6 pakken
- Bladerdeeghapjes - 8 dozen
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 6 dozen
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Afvalzakken - 50 stuks

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per bezoeker bij een programma van ongeveer 2 uur. Zet daarnaast per persoon minstens 2 glazen water klaar en gebruik thermoskannen om bij te schenken zonder de ontvangstbalie te verlaten.
Neem voor hapjes 3 tot 4 kleine porties per bezoeker. Reserveer minstens 10% van de hapjes voor dieetwensen en allergieën en gebruik aparte serveerschalen en serveertangen om verwisseling te voorkomen.
Zorg bij de ontvangst voor één ontvangstbalie, een welkomstbord en pijlborden op elk beslispunt van de route. Bij meer dan 50 bezoekers helpen afzetpalen en een tweede tafel om de instroom overzichtelijk te houden.
Leg per rondleiding een duidelijke route klaar met gemarkeerde punten en voldoende programma’s. Print 10% extra exemplaren; bij 80 aanmeldingen zijn dat bijvoorbeeld 88 programma’s.
Test microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor. Neem per elektrisch apparaat minimaal één vrije aansluiting mee en houd ledlampen of ledlichtsnoeren achter de hand voor donkere gangen of een buitengedeelte.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een open dag?: Reken op 2 kopjes koffie of thee per bezoeker voor een open dag van ongeveer 2 uur. Voor 60 bezoekers heb je dus circa 120 kopjes nodig, plus water, melk, suiker en een kleine reserve.
Hoeveel hapjes moet ik inkopen voor een open dag?: Plan 3 tot 4 kleine hapjes per bezoeker. Voor 60 bezoekers zijn dat 180 tot 240 porties; houd daarnaast ongeveer 10% apart voor dieetwensen en extra bezoekers.
Hoeveel programma's en pijlborden moet ik printen?: Print 10% meer programma’s dan het aantal aanmeldingen: bij 100 bezoekers zijn dat 110 exemplaren. Hang pijlborden op bij de entree, elke kruising en het begin van iedere rondleidingsroute.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag regelen?: Controleer meubilair, servies en techniek minimaal 1 week vooraf en plan boodschappen en leveringen uiterlijk 2 dagen voor de open dag. Test alle microfoons en aansluitingen nogmaals de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.