Journée portes ouvertes : que faut-il acheter ?

Une journée portes ouvertes demande surtout du matériel pour accueillir les visiteurs, organiser les parcours et tenir les stands d’information. Prévoyez la signalétique, les boissons chaudes et froides, la vaisselle, les tables et le matériel technique avant le jour J. Cette liste vous aide à vérifier les stocks et à regrouper les achats en une seule préparation. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits et de la durée d’ouverture, mais certains oublis reviennent souvent.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 2
Accueil
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Panneaux d’affichageqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 10
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Brochures d’informationqté 250
Cartes du programmeqté 180
Braceletsqté 180
Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 8 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Cubes de fromage - 4 kilogram
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Mini wraps - 12 paquets
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Snacks végétariens - 6 boîtes
- Mini saucisses - 6 paquets
- Feuilletés - 8 boîtes
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces

Conseils

Prévoyez un gobelet réutilisable par visiteur attendu, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les bénévoles et les remplacements. Pour le café et le thé, comptez au moins une tasse par personne si l’accueil dure deux à trois heures.
Préparez un panneau d’accueil et un panneau indicateur pour chaque changement de direction du circuit. Installez-les avant l’ouverture : une signalétique posée au dernier moment crée vite des files et des visiteurs qui se trompent de parcours.
Comptez une table pour l’accueil, puis une table par stand d’information ou point de service. Ajoutez deux chaises par table occupée et vérifiez leur emplacement avant de brancher la technique.
Pour une visite guidée, prévoyez un microphone sans fil et un haut-parleur par groupe lorsque le lieu est vaste ou bruyant. Testez les rallonges, multiprises et batteries au moins la veille, plutôt qu’au moment d’ouvrir les portes.
Ne laissez pas les boissons et les en-cas pour la dernière heure : mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et préparez les plateaux, pinces et planches à découper avant le briefing des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un gobelet réutilisable par visiteur attendu, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 100 visiteurs, cela représente 110 gobelets, auxquels vous pouvez ajouter ceux nécessaires à l’équipe.
Combien de tables faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez une table pour le comptoir d’accueil et une table par stand ou point d’information. Ajoutez une table pour les boissons et les en-cas si le service est séparé, puis vérifiez les dimensions du lieu au moins 3 jours avant.
Que faut-il acheter pour le café et le thé ?: Prévoyez des tasses, des thermos, des bouilloires ou des machines à café, ainsi que des plateaux de service et des pinces pour les en-cas. Pour une ouverture de 3 heures, comptez au minimum une boisson chaude par personne attendue.
Quand préparer la signalétique d’une journée portes ouvertes ?: Imprimez le programme et les panneaux indicateurs au plus tard la veille. Installez les panneaux d’accueil, les affiches et le balisage avant le briefing de l’équipe, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture.

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