Boodschappenlijst voor een open dag

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers moeten droog kunnen wachten, weten waar ze heen moeten en snel iets te drinken kunnen pakken. Denk daarom aan een ontvangstbalie, rondleidingen, activiteiten en een duidelijke route over het terrein. De boodschappenlijst hieronder helpt je de inrichting, catering en techniek op tijd compleet te maken. Controleer vooral het aantal bezoekers, de weersverwachting en hoeveel vrijwilligers tegelijk aanwezig zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 8
Ontvangstbalie
Kassa
Pinapparaat
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 40
Fotowand
Infobannersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 5 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Stokbrood - 12 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Pistolets - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommer - 8 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika - 3 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Borrelnoten - 4 kilo
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 3 potten
- Stokbroodcroutons - 4 zakken
- Kruidenroomkaas - 1 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Kruidenboter - 2 kilo
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Eieren - 60 stuks
- Bladerdeeg - 10 pakken
- Miniworstjes - 5 kilo
- Vegetarische snacks - 4 kilo
- Miniquiches - 120 stuks
- Kippenvleugels - 5 kilo
- Falafel - 4 kilo
- Yoghurtdip - 3 kilo
- Hummusdip - 3 kilo
- Koekjes - 6 pakken
- Mini muffins - 120 stuks
- Brownies - 6 bakplaten
- Chocolade - 2 kilo
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handzeep - 8 flacons
- Handgel - 8 flacons
- Sponsjes - 12 stuks
- Theedoeken - 24 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen

Tips

Plan per bezoeker minimaal één zitplaats als mensen langer blijven; gebruik daarnaast statafels voor korte gesprekken en doorloop.
Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Zet koffie, thee en water op minstens twee uitgiftepunten als je meer dan 50 bezoekers verwacht.
Zet de ontvangstbalie minimaal 45 minuten voor opening klaar met plattegrond, programma, aanmeldingen en een geprinte contactlijst. Zo hoeven bezoekers niet te zoeken.
Voorzie elke activiteit en rondleiding van een duidelijk bord. Plaats bewegwijzering op kruispunten én ongeveer 10 meter vóór een afslag, niet alleen bij de ingang.
Test microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor. Leg oplaadbare lampen klaar voor donkere hoeken of een programma dat uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een open dag?: Neem voor een open dag met doorlopende inloop ongeveer één stoel per drie bezoekers die tegelijk aanwezig zijn. Verwacht je 90 gelijktijdige bezoekers, zet dan circa 30 stoelen klaar en vul dit aan met statafels.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een open dag?: Reken op twee tot drie drankjes per bezoeker tijdens het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur. Voor 100 bezoekers gedurende drie uur kom je uit op ongeveer 400 tot 500 drinkmomenten, inclusief koffie, thee en water.
Wanneer moet ik tenten, tafels en stoelen regelen?: Reserveer tenten, tafels en stoelen bij voorkeur minimaal twee weken vooraf. Controleer uiterlijk één week van tevoren de aantallen en plan het opbouwen minstens 90 minuten voor opening.
Wat moet ik klaarzetten bij de ontvangstbalie?: Leg minimaal 45 minuten voor opening de bezoekerslijst, plattegrond, programma, bewegwijzering en contactlijst klaar. Houd ook pennen en een overzicht van rondleiders en activiteiten bij de balie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.