Que prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, la circulation des visiteurs, les espaces d’activité et le matériel pour servir les boissons sans interruption. Cette liste réunit le mobilier, la vaisselle réutilisable, l’équipement technique et les accessoires souvent oubliés. Utilise-la pour faire les courses, récupérer le matériel et vérifier les installations avant l’arrivée du public.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 12
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 8
Accueil
Caisse
Terminal de paiement
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Porte-nomsqté 40
Mur photo
Bannières d’informationqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 5 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pistolets - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange apéritif - 4 kilos
- Olives - 3 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Croûtons de baguette - 4 sachets
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Œufs - 60 pièces
- Pâte feuilletée - 10 paquets
- Mini saucisses - 5 kilo
- Snacks végétariens - 4 kilos
- Mini-quiches - 120 pièces
- Ailes de poulet - 5 kilo
- Falafels - 4 kilos
- Dip au yaourt - 3 kilo
- Dip de houmous - 3 kilos
- Biscuits - 6 paquets
- Mini muffins - 120 pièces
- Brownies - 6 plaques
- Chocolat - 2 kilo
- Crème chantilly - 12 bombes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 8 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 24 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux

Conseils

Prévois au moins une table pour l’accueil, une table par espace d’activité et une table dédiée aux boissons. Ajoute 10 % de chaises et de gobelets par rapport au nombre de visiteurs attendu pour absorber les arrivées simultanées.
Pour le café, compte environ une tasse par personne sur la première heure, puis une tasse supplémentaire pour deux personnes. Prépare au moins deux thermos afin de garder un service continu pendant le remplissage des machines.
Installe les carafes d’eau et les gobelets à plusieurs endroits plutôt qu’à un seul buffet. Une glacière ou un réfrigérateur réservé aux boissons évite de bloquer l’espace de préparation.
Prévois une rallonge et une multiprise par zone technique, en vérifiant la longueur avant le montage. Les machines à café, bouilloires, haut-parleurs et table de mixage ne doivent pas partager une prise surchargée.
Garde les imprimés, le plan, la signalétique et la liste de contacts dans un bac séparé de la vaisselle. Prépare ce bac au plus tard la veille pour ne pas le chercher pendant l’installation des tentes et des tables.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois une chaise par personne assise prévue, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour 80 visiteurs, cela représente généralement 50 à 60 chaises si les visiteurs circulent et s’assoient par moments, ou 88 chaises si tout le monde doit pouvoir s’asseoir en même temps.
Combien de gobelets faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Compte deux à trois gobelets réutilisables par visiteur pour une demi-journée, selon le nombre de boissons proposées. Pour 100 visiteurs, préparez-en 200 à 300 et prévois un point de collecte pour éviter qu’ils disparaissent dans les différents espaces.
Quand refroidir les boissons pour une journée portes ouvertes ?: Mets les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 12 heures avant l’ouverture. Si le volume est important, répartis-les la veille dans plusieurs contenants plutôt que d’attendre le matin même.
Quel matériel faut-il pour servir le café et le thé ?: Prévois une ou plusieurs machines à café, des bouilloires, des thermos, des tasses à café, des verres à thé, des pichets à lait et des sucriers. Pour 100 personnes, prévois au minimum 100 tasses ou verres propres disponibles au départ, puis un stock équivalent si le lavage n’est pas organisé sur place.

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