Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que mesas y folletos: la recepción, los recorridos, las actividades y las pausas para café deben funcionar sin interrupciones. Esta lista reúne el material para recibir a los visitantes, orientarles por el recinto y atenderles durante varias horas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y reserva con antelación las carpas, el mobiliario y los equipos que no puedas sustituir fácilmente.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Faldones para mesascant. 12
Percheroscant. 2
Taburetescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 8
Mostrador de recepción
Caja registradora
Máquina de sellado
Portátilescant. 2
Tabletscant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 8
Portanombrescant. 40
Photowall
Banners informativoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 5 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilo
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pistolets - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepino - 8 unidades
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Pimiento - 3 kilos
- Cebolla roja - 1 kilo
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 4 kilos
- Aceitunas - 3 tarros
- Pepinillos - 3 tarros
- Croutons de baguette - 4 bolsas
- Queso crema con hierbas - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Huevos - 60 unidades
- Hojaldre - 10 paquetes
- Mini salchichas - 5 kilo
- Snacks vegetarianos - 4 kilos
- Miniquiches - 120 unidades
- Alitas de pollo - 5 kilo
- Falafel - 4 kilos
- Dip de yogur - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Galletas - 6 paquetes
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Brownies - 6 bandejas
- Chocolate - 2 kilos
- Nata montada - 12 botes
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de cocina - 24 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos

Consejos

Calcula al menos un vaso, plato y juego de cubiertos reutilizable por visitante previsto, y añade un 10 % de margen para reposiciones durante la jornada.
Prepara una mesa de recepción con el programa, la lista de contactos, las inscripciones y un plano; imprime entre un 10 % y un 15 % más de copias que el número de grupos esperados.
Para una jornada de cuatro horas, calcula aproximadamente dos bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional; enfría las bebidas el día anterior.
Comprueba los alargadores, regletas, micrófonos y altavoces antes del montaje. Lleva lámparas recargables si parte del recorrido o la recepción puede quedar con poca luz.
No dejes para el mismo día la señalización ni el material de actividades: prepara los carteles, mapas y bandejas por zonas al menos 24 horas antes y marca lo que debe volver a recogerse.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y platos necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona prevista, más un 10 % de margen. Si esperas 100 visitantes, prepara al menos 110 unidades de cada elemento.
¿Cuánta bebida hay que comprar para una jornada de puertas abiertas?: Para una actividad de cuatro horas, calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional: unas cinco bebidas por persona. Ajusta la proporción según el tiempo, el calor y si también sirves café o té.
¿Cuándo hay que preparar el café, el té y las bebidas?: Recoge y revisa el material el día anterior, y enfría las bebidas desde entonces. Prepara el café y el té por tandas durante la jornada, no todo de una vez, para mantenerlos calientes y evitar desperdicios.
¿Cuántas copias del programa y del mapa debo imprimir?: Imprime una copia por grupo o familia y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Para 80 grupos, prepara entre 88 y 92 copias y guarda algunas en la mesa de recepción.

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