Zo organiseer je een open clubavond

Begin met de datum, tijden en zaal: zonder duidelijke capaciteit kun je geen betrouwbare aanmeldingen verwerken. Open daarna het aanmeldformulier en verzamel meteen dieetwensen, zodat je de gastenlijst en catering op tijd kunt vastleggen. Controleer vervolgens muziekrechten, leveranciersafspraken en het programma. In de laatste week test je de apparatuur, koel je dranken en bereid je bewegwijzering en naamkaartjes voor. Op de dag zelf werk je van een lege zaal naar een gecontroleerde entree, garderobe en ontmoetingsruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Locatie en zaal reserveren
8
Muziekrechten controleren
9
Programma bekendmaken
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Extra stoelen regelen
2 personen
12
Leveranciersafspraken bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Playlist samenstellen
18
Apparatuur testen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Routeaanduidingen printen
21
Zaal controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Tafels aankleden
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Garderobe inrichten
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Buffet opbouwen
2 personen
31
Dranken klaarzetten
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Teambriefing houden
4 personen

Event

34
Gasten ontvangen
2 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Clubactiviteiten toelichten
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Koffie en thee bijvullen
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Buffet aanvullen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Eten en drinken opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Versiering verwijderen
2 personen
48
Zaal schoonmaken
3 personen
49
Toiletten controleren
50
Afval wegbrengen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 70

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Schenk kannenaantal 4
Serveertangenaantal 4
Flesopenersaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Clubvlaggenaantal 4
Bannersaantal 3
Naamkaarthoudersaantal 60
Pennenaantal 12
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Herbruikbare poetsdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de capaciteit vast voordat je de datum publiceert. Houd daarna een actuele lijst bij van aanmeldingen, bevestigingen en dieetwensen; zo voorkom je dat extra stoelen of servies pas op de avond zelf nodig blijken.
Plan de muziek- en techniekcontrole minstens 3 dagen vooraf. Test draagbare luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen samen op de plek waar ze tijdens de clubavond komen te staan.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet ze enkele uren eerder koud en gebruik koelboxen of extra koelruimte als de koelkast niet genoeg capaciteit heeft voor alle flessen en kannen.
Maak de route naar zaal, garderobe en toiletten vóór opening zichtbaar. Print richtingbordjes en hang ze op minstens 2 controlepunten, zodat bezoekers niet bij de entree blijven zoeken.
Werk op de dag zelf in deze volgorde: zaal controleren, tafels en stoelen plaatsen, aankleding en verlichting aanbrengen, daarna glazen, kopjes, borden en bestek klaarzetten. Plan minstens 60 minuten voor deze opbouw en een laatste ronde van 15 minuten voor opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open clubavond organiseren?: Reserveer de locatie en controleer muziekrechten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de clubavond, zodat je de gastenlijst en catering tijdig kunt afronden.
Wanneer moet ik de gastenlijst voor een open clubavond definitief maken?: Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 5 dagen vooraf. Bevestig daarna de aantallen aan leveranciers en controleer of je genoeg stoelen, drinkglazen, servies en naamkaartjes hebt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een clubavond op te bouwen?: Reken voor een open clubavond met minimaal 60 minuten opbouwtijd bij een bestaande zaalopstelling. Plan daarnaast 15 minuten voor een laatste controle van apparatuur, routebordjes, dranken en de entree.
Wanneer test je de muziek en microfoon voor een open clubavond?: Test de playlist, luidsprekers en microfoon minstens 3 dagen vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer dan ook verlengkabels en stekkerdozen, zodat je vóór opening nog een defect of tekort kunt oplossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.