Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del club

Una jornada de puertas abiertas del club funciona mejor cuando la organizas en fases: primero fecha, sala e inscripciones; después programa, proveedores y compras; por último, montaje y recepción. No esperes a la última semana para confirmar asistentes, preferencias alimentarias o derechos de música. También conviene probar los altavoces, preparar las indicaciones y dejar lista la distribución de mesas y sillas antes de que llegue el público. Este orden reduce cambios de última hora y te permite recibir a cada persona con información clara.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y la hora
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
5
Confirmar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Reservar la sede y la sala
8
Comprobar los derechos de música
9
Anunciar el programa
10
Hacer la lista definitiva de invitados
11
Conseguir sillas adicionales
2 personas
12
Confirmar acuerdos con proveedores
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Preparar la lista de reproducción
18
Probar el equipo
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Imprimir las indicaciones de la ruta
21
Comprobar la sala
2 personas
22
Montar mesas
3 personas
23
Colocar las sillas
3 personas
24
Preparar las mesas
2 personas
25
Colgar la decoración
2 personas
26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
27
Montar el guardarropa
28
Preparar café y té
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Montar el buffet
2 personas
31
Preparar las bebidas
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

34
Recibir a los invitados
2 personas
35
Registrar la asistencia
2 personas
36
Explicar las actividades del club
2 personas
37
Servir aperitivos
2 personas
38
Reponer café y té
2 personas
39
Rellenar las bebidas
2 personas
40
Reponer el bufé
2 personas
41
Recoger la basura
2 personas
42
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

43
Apagar el equipo
2 personas
44
Recoger comida y bebida
3 personas
45
Lavar la vajilla
3 personas
46
Recoger mesas y sillas
4 personas
47
Retirar la decoración
2 personas
48
Limpiar la sala
3 personas
49
Comprobar los baños
50
Llevar la basura
2 personas
51
Devolver los objetos prestados
2 personas
52
Guardar el stock sobrante
2 personas
53
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 70

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras para servircant. 4
Pinzas de servircant. 4
Abridores de botellascant. 4
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono

Decoración

Mantelescant. 8
Banderas del clubcant. 4
Bannerscant. 3
Portatarjetas de nombrecant. 60
Bolígrafoscant. 12
Señales direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Escobacant. 2
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y la hora antes de abrir las inscripciones. Cuando el formulario esté activo, pide también las preferencias dietéticas y fija una fecha límite de confirmación para cerrar la lista definitiva de invitados.
Reserva la sede y la sala con antelación suficiente para comprobar aforo, acceso, guardarropa y tomas de corriente. Calcula dónde irán las mesas, las sillas, los percheros y las señales direccionales antes del día del evento.
Cierra el programa antes de anunciarlo y comprueba los derechos de música antes de preparar la lista de reproducción. Prueba los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas en la misma sala, no solo en casa.
Haz la compra después de revisar la lista definitiva y las preferencias alimentarias. Enfría las bebidas con tiempo, prepara los productos no perecederos y deja bandejas de servicio, vasos, tazas, platos y cubiertos agrupados por zona.
Reserva el montaje para las últimas horas previas: comprueba la sala, monta las mesas, coloca las sillas, prepara las mesas y cuelga la decoración. Deja a mano tarjetas de nombre, bolígrafos, indicaciones de ruta, papeleras y material de limpieza para resolver incidencias sin buscarlo todo durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que anunciar una jornada de puertas abiertas del club?: Publica la fecha y la hora al menos 3 semanas antes para que las personas puedan inscribirse. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, así tendrás tiempo de confirmar asistentes, compras y distribución de la sala.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Haz la lista definitiva entre 3 y 5 días antes del evento, después de confirmar las inscripciones. Usa ese número para calcular sillas, vasos, comida, bebidas y tarjetas de nombre, dejando algunas unidades de margen.
¿Cuándo se deben probar los altavoces y el micrófono?: Prueba todo en la sala al menos 24 horas antes y vuelve a comprobarlo durante el montaje. Verifica también cables alargadores, regletas, volumen y ubicación de los altavoces para evitar problemas al comenzar el programa.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la sala?: Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Así puedes comprobar la sala, colocar mesas y sillas, preparar las mesas, poner las señales y corregir la distribución sin hacerlo mientras llegan los invitados.

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