Comment organiser une soirée du club ouverte

Une soirée du club ouverte se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les inscriptions, puis le programme, les fournisseurs et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite l’accueil, les boissons, le vestiaire et le matériel audio avant de passer à l’installation. Les oublis les plus fréquents concernent les confirmations, les droits musicaux, les rallonges et le refroidissement des boissons. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’au contrôle final de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et l’heure
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
5
Confirmer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le lieu et la salle
8
Vérifier les droits musicaux
9
Annoncer le programme
10
Établir la liste définitive des invités
11
Prévoir des chaises supplémentaires
2 personnes
12
Confirmer les accords avec les fournisseurs
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Composer la playlist
18
Tester l'équipement
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les indications de parcours
21
Vérifier la salle
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Dresser les tables
2 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Aménager le vestiaire
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Monter le buffet
2 personnes
31
Préparer les boissons
2 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

34
Accueillir les invités
2 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Expliquer les activités du club
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Retirer la décoration
2 personnes
48
Nettoyer la salle
3 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
52
Ranger le stock restant
2 personnes
53
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Cintres de vestiaireqté 70

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Pichets de serviceqté 4
Pinces de serviceqté 4
Décapsuleursqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Haut-parleurs portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Décoration

Nappesqté 8
Drapeaux du clubqté 4
Bannièresqté 3
Porte-nomsqté 60
Stylosqté 12
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et l’heure avant d’ouvrir les inscriptions, puis fixez une date limite claire. Traitez les réponses au fur et à mesure afin de confirmer les participants et d’établir une liste définitive, plutôt que d’attendre la veille.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et transmettez le récapitulatif au fournisseur au moins 7 jours avant la soirée. Une confirmation tardive peut laisser trop peu de choix aux personnes concernées.
Réservez la salle avant d’annoncer le programme et vérifiez les droits musicaux dès que la playlist et le format de la soirée sont définis. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans le planning pour les réglages et les imprévus.
Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Faites ce test dans la salle prévue, car une prise trop éloignée ou un câble manquant se découvre difficilement pendant l’accueil.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et installez séparément le vestiaire, l’accueil et le service. Préparez aussi les badges, les indications de parcours et les poubelles avant l’ouverture des portes : ces petits éléments prennent du temps une fois les premiers invités arrivés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée du club ouverte ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, publiez la date et l’heure, puis ouvrez les inscriptions avant de confirmer le programme et les fournisseurs.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez généralement le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, avec une date de clôture annoncée dès le départ. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour traiter les réponses, confirmer les inscriptions et transmettre les besoins alimentaires.
Quand installer la salle pour une soirée du club ouverte ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, dresser les tables et suspendre la décoration. Réservez les 30 dernières minutes au test audio, à l’accueil et aux corrections.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve d’environ 10 % et refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance.

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