Checklist voor een open clubavond organiseren

Een open clubavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en muziek. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, zaalindeling, muziek en techniek, en zorgt op de dag zelf voor een duidelijke garderobe, route en ontvangst. Met 53 taken en 33 benodigde spullen werk je van reservering naar uitvoering zonder belangrijke details over het hoofd te zien. Gebruik de checklist als vaste volgorde en plan de laatste controle enkele uren voor de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Locatie en zaal reserveren
Muziekrechten controleren
Programma bekendmaken
Definitieve gastenlijst maken
Extra stoelen regelen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Playlist samenstellen
Apparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routeaanduidingen printen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet opbouwen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Clubactiviteiten toelichten
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 70

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Schenk kannenaantal 4
Serveertangenaantal 4
Flesopenersaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Clubvlaggenaantal 4
Bannersaantal 3
Naamkaarthoudersaantal 60
Pennenaantal 12
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Herbruikbare poetsdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, tijd en locatie vaststaan. Sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen voor de clubavond, zodat je de definitieve gastenlijst, dieetwensen en eventuele extra stoelen kunt verwerken.
Bevestig leveranciersafspraken en controleer de boodschappenlijst 2 dagen vooraf. Zet houdbare voorraad eerder klaar en koel dranken pas op tijd, zodat er op de avond zelf voldoende gekoelde voorraad is zonder onnodig lang ruimte in beslag te nemen.
Test draagbare luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 3 uur voor aanvang. Controleer ook het geluidsniveau en leg reservekabels op een vaste plek, zodat een storing niet meteen het programma onderbreekt.
Plan de zaalopbouw in een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna tafelkleden en versiering, vervolgens ontvangst, techniek en bewegwijzering. Houd bij de ingang ruimte vrij voor kledingrekken, garderobehangers en naamkaartjes.
Zet afvalbakken, bezem, stofblikken en dweilsets vóór de opening klaar op een afgesproken plek. Wijs minstens 1 persoon aan voor een tussentijdse opruimronde en controleer na afloop de zaal, garderobe en apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open clubavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de datum, locatie, muziekrechten en leveranciersafspraken. Open daarna de aanmeldingen en leg in de laatste 2 weken de nadruk op bevestigingen, boodschappen, techniek en zaalindeling.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een open clubavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, tijd en locatie definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de avond. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met route, programma en eventuele praktische informatie.
Wanneer moet ik de muziek en apparatuur testen?: Test playlist, luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 3 uur voor aanvang. Controleer na het opstellen van de zaal nog eenmaal of kabels geen looproutes blokkeren en of het geluid op de juiste plek hoorbaar is.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal voor een open clubavond klaar te zetten?: Plan minstens 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, aankleding, verlichting, bewegwijzering, garderobe en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste zaalcontrole voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.