Checklist pour organiser une soirée du club ouverte

Une soirée du club ouverte demande plus qu’une date et quelques invitations. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, réserver une salle adaptée et préparer l’accueil, le repas, la musique et le rangement. Cette checklist regroupe 53 tâches et 33 types de matériel pour avancer dans le bon ordre. Utilisez-la dès l’annonce de la date, puis revenez-y la semaine précédant la soirée pour confirmer chaque détail.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et l’heure
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les droits musicaux
Annoncer le programme
Établir la liste définitive des invités
Prévoir des chaises supplémentaires
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer la playlist
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les indications de parcours
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter le buffet
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les activités du club
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Cintres de vestiaireqté 70

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Pichets de serviceqté 4
Pinces de serviceqté 4
Décapsuleursqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Haut-parleurs portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Décoration

Nappesqté 8
Drapeaux du clubqté 4
Bannièresqté 3
Porte-nomsqté 60
Stylosqté 12
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et l’heure avant d’envoyer les invitations, puis ouvrez rapidement le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse afin d’avoir une liste fiable pour les repas, les badges et les places assises.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et confirmez-les avant de préparer la salle. Recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la soirée, puis transmettez le nombre définitif aux fournisseurs ou à l’équipe chargée des courses.
Ne vous limitez pas au nombre exact d’inscrits pour les chaises et les verres : prévoyez quelques unités supplémentaires. Vérifiez aussi les portants, cintres, tables et panneaux d’orientation, souvent oubliés jusqu’au jour de l’installation.
Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants. Préparez la playlist et contrôlez les droits musicaux au plus tard la semaine précédente, plutôt que pendant l’installation.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et mettez les stocks non périssables en place la veille. Gardez les poubelles, le balai, les pelles à poussière et les sets de serpillière accessibles pour nettoyer sans démonter toute la salle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée du club ouverte ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée, avec la date, l’heure, le lieu et le lien d’inscription. Fixez la date limite de réponse à environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer les repas et l’aménagement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, dresser les tables, poser la décoration et tester le matériel. Ajoutez 30 minutes si les indications de parcours ou les équipements audio doivent être installés dans plusieurs espaces.
Quand confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Confirmez les inscriptions après la clôture du formulaire, idéalement 7 jours avant la soirée. Regroupez les besoins alimentaires au même moment afin d’établir la liste définitive des invités et d’ajuster les achats.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée du club ouverte ?: La veille, préparez les stocks non périssables, les badges nominatifs, les indications de parcours et la décoration qui peut être installée à l’avance. Refroidissez les boissons le jour même, plusieurs heures avant l’accueil, puis faites une dernière vérification de la salle et du matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.