Checklist para organizar una noche abierta del club
Una noche abierta del club necesita más que una fecha y algo de música. Hay que coordinar las inscripciones, confirmar la sala, preparar el programa y dejar resueltos los detalles que suelen fallar al final: bebidas frías, equipo probado, sillas suficientes y señales para llegar. Esta checklist reúne 53 tareas y 33 elementos en un orden práctico, desde el anuncio inicial hasta el montaje y la limpieza.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y la hora
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la sede y la sala
Comprobar los derechos de música
Anunciar el programa
Hacer la lista definitiva de invitados
Conseguir sillas adicionales
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la lista de reproducción
Probar el equipo
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir las indicaciones de la ruta
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar las mesas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el buffet
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Hacer briefing al equipo
4 personas
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar las actividades del club
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Llevar la basura
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchas para el guardarropacant. 70
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras para servircant. 4
- Pinzas de servircant. 4
- Abridores de botellascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono
Decoración
- Mantelescant. 8
- Banderas del clubcant. 4
- Bannerscant. 3
- Portatarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 12
- Señales direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedores de polvocant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Guantes de gomacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y la hora con antelación y abre el formulario de inscripción desde el principio. Cierra las inscripciones cuando falten pocos días para poder preparar una lista definitiva de invitados y confirmar las preferencias dietéticas.
- Reserva la sala antes de anunciar el programa y comprueba también los derechos de música. Deja confirmados por escrito los acuerdos con proveedores al menos una semana antes.
- Calcula las sillas, mesas y percheros según la lista final, no según una estimación inicial. Comprueba especialmente las perchas del guardarropa y consigue sillas adicionales antes del día del evento.
- Haz la compra y prepara los productos no perecederos con varios días de margen. Enfría las bebidas el día anterior y revisa que haya vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y abridores suficientes.
- Prueba los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas antes de que llegue el público. El día del evento coloca las señales de ruta, las tarjetas de nombre y la decoración antes de montar definitivamente las mesas y las sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche abierta del club?
- Empieza al menos 4 semanas antes: publica la fecha, abre las inscripciones y reserva la sala. Durante la última semana confirma invitados, proveedores, programa, compras y equipo.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para la noche abierta?
- Ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar la lista definitiva, recoger las preferencias dietéticas pendientes y calcular sillas, comida y bebidas.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas el día anterior, especialmente si vas a usar neveras portátiles. Revisa de nuevo la temperatura y la cantidad entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo se monta la sala para una noche abierta del club?
- Haz la comprobación de la sala y coloca mesas, sillas, decoración y señales entre 2 y 3 horas antes. Prueba el sonido y deja listas las tarjetas de nombre antes de recibir a los invitados.
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