Checklist voor een open brouwerijdag organiseren
Een open brouwerijdag vraagt om meer dan bier en een rondleiding. Je combineert ontvangst, brouwerijuitleg, proeven, hapjes en een veilige bezoekersroute. Leg eerst datum, programma en reserveringen vast; regel daarna aanmeldingen, voorraad en dieetwensen. In de laatste week test je tapinstallatie, betaalterminal en routeborden. Op de dag zelf werk je van opbouw naar koelen, schenken en opruimen, zodat bezoekers niet wachten en de brouwerij overzichtelijk blijft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Brouwerijtour reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Voorraad bier controleren
2 personen
Bierproductie en herkomst toelichten
2 personen
Biertourroute voorbereiden
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Bierfusten en kratten klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes houdbaar klaarzetten
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse hapjes bereiden
3 personen
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
Bar en tapinstallatie controleren
2 personen
Tapleidingen doorspoelen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en proeftafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Proefporties voorbereiden
3 personen
Dieetvriendelijke hapjes markeren
2 personen
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen
Teambriefing geven
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Proefglazen uitdelen
2 personen
Biertours begeleiden
2 personen
Bieren toelichten
2 personen
Bier en frisdrank serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen inzamelen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Bier en voedsel veilig opbergen
3 personen
Tapinstallatie afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Proefglazenaantal 150
- Bierglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Serveerkommenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
Apparatuur
- Tapinstallatiesaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterdispensersaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
Decoratie
- Brouwerijvlaggenaantal 6
- Menubordenaantal 6
- Routebordenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afwasteilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de brouwerijtour vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per rondleiding het starttijdstip, de maximale groepsgrootte en hoe laat bezoekers aanwezig moeten zijn; zo voorkom je een opstopping bij de ontvangst.
- Verwerk dieetwensen niet pas bij het buffet. Vraag ze bij de aanmelding uit en controleer enkele dagen vooraf of voor elke groep passende hapjes klaarstaan, naast houdbare voorraad en vers bereide hapjes.
- Test tapinstallatie en betaalterminal uiterlijk één dag vooraf. Spoel de tapleidingen door, controleer verlengkabels en stekkerdozen en leg een alternatief betaalmiddel klaar voor het geval een terminal uitvalt.
- Zet bier, water en alcoholvrije dranken op tijd koud, maar houd proefglazen en bierglazen gescheiden klaar. Reken per bezoeker op een eigen proefglas en voldoende waterglazen, zodat proeven vlot kan doorgaan zonder voortdurend afwassen.
- Maak de bezoekersroute zichtbaar vóór de eerste gasten binnenkomen. Plaats route- en veiligheidsborden bij ingang, tour, proeftafels en uitgang en controleer of tafels, kratten en kabels geen doorgang blokkeren.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een open brouwerijdag organiseren?
- Leg datum, programma en brouwerijtour bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna direct, zodat je voorraad, rondleidingsgroepen en catering kunt afstemmen op het verwachte aantal bezoekers.
- Hoeveel bier heb ik nodig voor een open brouwerijdag?
- Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en tel per bezoeker de geplande proefporties en extra consumpties op. Controleer de voorraad uiterlijk 1 week vooraf; houd daarnaast water en alcoholvrije dranken beschikbaar voor de hele openingsduur.
- Wanneer zet ik bier en hapjes klaar op een open brouwerijdag?
- Zet houdbare hapjes en servies tijdens de opbouw klaar, maar bereid verse hapjes zo laat mogelijk volgens je voedselveiligheidsplanning. Plaats bier en andere gekoelde dranken kort vóór opening in koelingen of koelboxen, zodat ze koud blijven.
- Hoe deel ik bezoekers in tijdens een brouwerijtour?
- Werk met vaste groepen en starttijden die in het programma en de bezoekersinformatie staan. Laat bezoekers ongeveer 10 tot 15 minuten vóór hun tour verzamelen en verwerk aanmeldingen bij binnenkomst voordat je de groep naar de route brengt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!