Checklist voor een open bedrijfsdag organiseren
Een open bedrijfsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat koffie. Je moet bezoekers soepel van entree naar registratie, presentaties en demoruimtes leiden, terwijl parkeerplaatsen, catering en techniek tegelijk klaarstaan. Begin met datum, programma en route en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de inrichting. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen, van dieetwensen en naamkaartjes tot beamers, verlengkabels en gekoelde producten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en bezoekersroute bepalen
2 personen
Parkeerplaatsen reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Sprekers en rondleiders bevestigen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Demoruimtes inrichten
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie volledig schoonmaken
3 personen
Entree en bewegwijzering controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting controleren
2 personen
Presentaties en schermen testen
2 personen
Rondleidingsroute vrijmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en dieetopties labelen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing rondleiders geven
4 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Presentatie verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afval en lege glazen ophalen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Bezoekersgegevens opvolgen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Bistrotafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Krukkenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerplankenaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Koelelementenaantal 20
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Beamersaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verdeelstekkersaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Welkomstbordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 10
- Bedrijfsvlaggenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Pennenaantal 30
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 6
- Ledspotsaantal 8
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de bezoekersroute vast voordat je ruimtes inricht. Controleer daarna of de entree, bewegwijzering, registratiebalie en demoruimtes logisch op elkaar aansluiten.
- Open het aanmeldformulier zodra datum en programma staan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag, zodat de catering daarop kan worden aangepast.
- Bevestig sprekers, rondleiders en leveringen minimaal één week vooraf. Vraag presentaties eerder op en test laptops, beamers, projectieschermen, HDMI-kabels en verdeelstekkers gezamenlijk in de ruimte waar ze worden gebruikt.
- Plan de catering op basis van het aantal aanmeldingen en zet koelproducten pas na ontvangst gekoeld weg. Zet dranken tijdig koud en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen, borden en bestek klaarstaan.
- Bouw de registratiebalie en het buffet vóór de ontvangst op en druk de bezoekerslijst vooraf af. Leg naamkaartjes, afvalbakken en een duidelijke plek voor jassen klaar; die praktische zaken worden op drukke momenten snel vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open bedrijfsdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en parkeerplaatsen. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldmogelijkheid definitief zijn; controleer de aantallen opnieuw in de laatste week.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een open bedrijfsdag versturen?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen niet te vroeg: verwerk wijzigingen tot enkele dagen voor het evenement en stuur het definitieve programma daarna naar de deelnemers.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een open bedrijfsdag op te bouwen?
- Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw op de dag zelf. Zet tafels, stoelen, registratie, buffet en koffiepunt eerst klaar en plan extra tijd voor een volledige controle van route, presentaties en techniek.
- Wanneer moet je de techniek voor een open bedrijfsdag testen?
- Test laptops, beamers, projectieschermen, HDMI-kabels en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle in elke demoruimte, omdat kabels of aansluitingen tijdens de opbouw kunnen veranderen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!